オフィス移転を検討している企業の中に、「移転のためには何が必要なのか」とお悩みの企業も多いのではないでしょうか。まずは、オフィス移転のスケジュールを理解するとともに、実施事項を把握しましょう。実施事項の漏れをなくし、効率的に管理するために、チェックリストの活用がおすすめです。
本記事では、オフィス移転のスケジュール、チェックリスト、オフィス移転を成功させるポイントについて解説しています。また、無料でダウンロード可能なチェックリストをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転のスケジュール
オフィス移転には、一般的に6ヶ月以上の期間がかかります。その間のスケジュールは、以下のようになっています。
事前準備（移転目的・課題の整理、スケジュール策定、専門業者への依頼など）
新しいオフィスの決定（物件探し・選定など）
オフィスづくり（コンセプト・レイアウト・IT設備などの決定、工事の実施など）
手続き・各種申請の実施（役所への手続き、通信関係の開通手続きなど）
竣工・引越し（各種検査、写真撮影など）
詳細なオフィス移転の流れについては、以下の記事をご覧ください。
スケジュールどおりに移転プロジェクトを行うためには、各工程における実施項目を管理しながら進めることが重要です。そのため、チェックリストを活用することがおすすめです。
オフィス移転に活用したいチェックリスト
実際にオフィス移転において、どのようなことを行う必要があるのでしょうか。ここから、チェックリストを用いて、実施項目についてご紹介します。
【チェックリスト1】現オフィスにおける実施項目
オフィス移転にあたり、現オフィスにおいては以下のような項目を実施します。
貸主への解約通知の実施
現オフィスの課題の抽出
契約期間の確認
原状回復工事の確認
什器・設備などの転用・処分の検討
現オフィスにおいては、締結している契約を解除し、自社オフィスを構築した前の状態に戻す必要があります。契約状況の確認や解約通知を実施しましょう。ただし、解約通知を実施すると、6ヶ月後には原状回復したうえで退去しなければならないため、事前にしっかり計画立てておくことが重要です。
【チェックリスト2】新オフィスにおける実施項目
オフィス移転にあたり、新オフィスにおいては以下のような項目を実施します。
新オフィスに移転することで達成できる目的の設定
現オフィスの課題を解決できるかどうかを調査
物件探し・選定・契約
オフィスのコンセプトの設定
ゾーニング・レイアウト・設備など内装の企画
家具・什器・機器の検討・発注
ランニングコストシミュレーションの実施
各種工事の発注
社員説明会の実施
新しいオフィスづくりを行うには、まず、移転する目的や現オフィスの課題を抽出し、それを達成・改善できるような物件を探すことが重要です。また、オフィスコンセプトを設定し、新しいオフィスにおいて、どのように自社の企業理念やビジョン、働き方への価値観を具現化するかという方針を定めていきましょう。その後は、オフィスコンセプトに沿って、ゾーニングやレイアウト・設備、家具・什器等を決定します。
移転が近くなってきたら、新オフィスの機能や使い方などを社員説明会にて社員に共有することも大切です。
【チェックリスト3】引越しにおける実施項目
引越しにおいては、以下のような項目を実施します。
引越し準備
引越し業者の発注・実施
不要家具の買い取り・廃棄物の撤去
移転案内状や取引先への連絡
各種手続きを届出
引越しの日程を決めたら、当日のタイムスケジュール管理を決めるとともに、不要となった家具や廃棄物の処理を業者に依頼しましょう。
また、移転前後には、新オフィスに移転する旨を取引先や顧客に知らせるために案内状や連絡を取ることも忘れずに行いましょう。その際にも、誰に連絡したかを把握するために、チェックリストを作成することがおすすめです。
【チェックリスト4】移転後、運用における実施項目
移転後の運用においては、以下のような項目を実施します。
竣工図の保管
アフターフォローの依頼
社員の評価を聞き取り
資産計上、減価償却処理
移転後には、不具合やトラブルが発生する可能性があります。そのため、何かあった場合に備え、オフィス移転の専門業者の中でもアフターフォローがある業者に依頼することがおすすめです。
また、社員に新オフィスへの評価の聞き取りを実施し、狙いどおりのオフィスが構築できているかどうか、改善点がないかどうかについて振り返ることが重要です。
【無料】オフィス移転における完全版チェックリスト
ここまで、オフィス移転における流れと実施項目を簡潔にまとめて解説しました。清和ビジネスでは、各工程における必要項目を、時系列にまとめたチェックリストを用意しています。無料でダウンロードできるため、自社のオフィス移転にぜひ役立ててください。
オフィス移転を成功させる3つのポイント
ここでは、オフィス移転を成功させるための3つのポイントをご紹介します。
スケジュールに余裕をもたせる
オフィス移転には、さまざまな工程管理が必要になることから、余裕をもってスケジュールを組むようにしてください。また、本業と兼任してオフィス移転に取り組むことが多いため、タスクを詰め込むことで業務効率や従業員のモチベーションが低下する可能性があります。
そのため、この後ご紹介しますが、オフィス移転の経験やノウハウがない場合には、スケジュールやタスク管理をオフィス移転専門業者にアウトソーシングすることがおすすめです。
オフィスのコンセプトを明確にする
オフィスのコンセプトが不明瞭なまま移転をすると、「ただの引越し」になってしまい、思ったような効果が得られない可能性があります。
オフィスのコンセプトを明確にすることで、自社の思い描くオフィスのイメージが具体的になり、デザインやレイアウト、設備などに反映させられるのです。その結果、「移転する目的の達成」「現オフィスの課題解決」「来訪者への自社の企業理念・文化のアピール」「従業員のモチベーション向上」などの効果が期待できるでしょう。
オフィスコンセプトの詳細については、以下の記事をご覧ください。
オフィス移転専門のコンサルティング会社にサポートを依頼する
オフィス移転を成功させるためには、自社で実現したいオフィス移転のイメージを明確化し、デザインやレイアウト上に具現化していく必要があります。また、スケジュール管理をしながら、実施項目を漏れなく進めていくために、経験豊富なプロのサポートを受けながら適正な管理のもと、進めることがおすすめです。
まとめ
オフィス移転は、長期にわたり実施する大型プロジェクトです。成功させることで新しい価値を生み出すことができますが、実施すべき事項も多いため、スケジュール管理しながら効率的に進めていくためには、入念な準備とチェックリストの活用がおすすめです。また、計画段階からオフィス移転を専門としている会社にサポートに入ってもらうことが、オフィス移転というプロジェクトを成功させるうえで非常に重要といえるでしょう。
清和ビジネスは、計画段階から運用後にいたるまでのトータルサポートが可能なオフィス移転専門業者です。さまざまなオフィス移転・リニューアルの実績があります。本文中でもチェックリストをご紹介しましたが、以下により詳細を記載したチェックリストを用意しています。ぜひご覧いただき、オフィス移転のイメージを固めるのにお役立てください。
