働きやすいオフィスへと、オフィス移転・オフィスリニューアルするためには、オフィスレイアウトが重要になります。それは、自社にとって必要な機能を見極めたうえで、最適に配置できるかどうかによって、働きやすさは大きく変わってくるためです。しかし、具体的に、オフィスレイアウトをどのように決定すればよいのかわからないという経営者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、オフィス移転・リニューアルにおける、オフィスレイアウトに重要な要素や、成功のコツを解説しています。ぜひ自社ならではの価値を生み出すためのオフィスづくりの参考にしてください。
働きやすいオフィスレイアウト設計のための3つの要素
働きやすいオフィスレイアウトを設計するうえで、欠かせない3つの要素についてご紹介します。
オフィスコンセプト
オフィスコンセプトとは、「どのようなオフィスを目指すのか」という方針のことです。
「ただおしゃれなだけのオフィス」では、期待するような効果を得られない可能性があります。そのため、自社の企業理念や経営活動におけるビジョン、企業文化などを反映したコンセプトを反映させることが重要です。
オフィスコンセプトの策定方法については、以下の記事をご覧ください。
ゾーニング
ゾーニングとは、オフィスを用途や機能性によって区分することです。
適切にゾーニングできると、限りのあるオフィス空間を有効活用でき、働きやすい環境に整えられます。そのため、従業員の人数に合わせてゾーニングすることが大切です。
一人につき、どの程度の面積が必要になるのかを検討し、細かくレイアウトを決めていきましょう。そうすることで、スペースに余裕が生まれ、従業員が作業しやすい空間づくりにつながります。
また、中・長期経営計画において従業員の増員を検討している場合、どの程度の増員を検討しているのか、増員した場合にはどの程度対応できるのかについても確認しておくことがおすすめです。
動線
動線とは、社員や関係者が社内を移動するための経路のことです。
動線をシンプルにすることで、社員がスムーズに、ストレスなく移動できることで、業務効率化につながります。そのためには、ワークスペースからミーティングルームや書類・収納スペースなどの動線をどのようにつなぐかを検討する必要があります。
メイン通路だけでなく、デスクとデスクの間、デスクと壁面との間などに適正な幅を設けることが重要です。それぞれの場合に必要なスペースの目安としては、以下のようなものがあります。動線計画を立てる際に、参考にしてください。
人が歩いてすれ違う
120cm以上の幅
デスク間のスペース
160cm以上の幅
座席と壁面の間のスペース
90cm以上
座席と壁面の間のスペース（座席の後ろがメイン動線の場合）
160cm以上
【オフィス全体】働きやすいオフィスレイアウト設計のコツ
オフィス全体を通して、働きやすいオフィスレイアウト設計のコツをご紹介します。
企業規模に合わせてスペースを活用する
自社の企業規模にあわせてオフィスのスペースを活用することが大切です。
従業員数が多く、規模が大きいオフィスであれば、社員同士の距離が遠くなりやすいことから、コミュニケーションを促進することが課題となることが多くあります。そのため、例えば社員同士が集まれるようなリラックスエリアを設けるなどの工夫が必要です。
一方、従業員数が少なく、規模が小さいオフィスであれば、デスク同士の距離が近くなりやすいことから、社員の作業効率の低下やプライバシーの保護が課題となることが多くあります。そのため、デスクの配置を工夫したり、パーテーションで仕切りを設けたりすることが必要です。
整理整頓した状態をキープできるように工夫する
電子化が進んでいる現代であっても、大半のオフィスではさまざまな書類・備品を保管しています。書類・備品がどこに何があるのかがわからないと、探すために無駄な時間を費やすことになり、業務効率の低下につながる可能性があります。
書類・備品を整理整頓された状態でキープするためには、シンプルな運用ルールを決めて、実行していくことが大切です。
例えば、「備品は収納ボックスを見える化して、使用後に元の場所に戻せるよう置き場所を明確化する」「1年間、一度も使用していない書類は電子化もしくは見直す」などの運用ルールを設けることが挙げられます。
【機能別】働きやすいオフィスレイアウト設計のコツ
オフィスの機能別に、働きやすいオフィスレイアウト設計のコツをご紹介します。
応接間の場所から決める
ゾーニングの際には、応接間の場所から決めることがおすすめです。
応接間は、取引先や顧客などの来客が利用するスペースであるため、以下の2つに配慮して場所を決める必要があります。
エントランスからできる限り近い場所
トイレや給湯室との動線を考慮した場所
来客があるたびに執務スペースを通る必要があると、セキュリティ対策が難しくなるとともに、来客の負担にもなります。エントランスからなるべく近く、執務スペースを通らない場所に設置する必要があるため、応接間の場所を最初に決めることがおすすめなのです。
また、来客がトイレを使用する可能性があることや、お茶を出したりするために、トイレや給湯室との動線も考慮しましょう。
執務スペースの動線を決める
執務スペースは、基本的に従業員が最も多くの時間を過ごす場所です。そのため、従業員がストレスなく利用できるように、通路幅やデスク幅には余裕をもたせることがおすすめです。できる限りシンプルに行き来できるよう、工夫して動線を決めていきましょう。
オフィスコンセプトによっては、固定席の他に、個々人にデスクを割り当てないフリーアドレスなどを採用する企業もあります。オフィスコンセプトに沿って、デスク配置を決めていくことが大切です。
基本的なデスク運用パターンやレイアウトのパターンは、以下の記事をご覧ください。
会議スペースのオープン度合いを決める
会議スペースにはクローズドタイプとオープンタイプがあり、目的に応じて設置することがおすすめです。
クローズドタイプは完全な個室になっているため、通常の会議だけでなく、プライバシーを確保したい会議や守秘義務のある打ち合わせなどができます。また、広さによっては、会議以外にもイベントにも利用できる場合もあります。
一方、オープンタイプはまったく仕切られていない席になっている場合と、仕切りを用いてブースになっている場合があります。その多くが、執務スペースなどの他エリアと隣接しているため、カジュアルなミーティングに使用できるというメリットがあります。
多目的スペースの目的を決める
多目的スペースには、リフレッシュスペースや休憩スペース、イベントスペースなど、さまざまな機能をもたせられます。そのため、計画の段階でどのような空間づくりをしていくかを決めることで、柔軟に役割を変化させられるでしょう。
例えば、オフィスコンセプトに「社員同士のコミュニケーションの促進」がある場合、普段はカジュアルなミーティングに利用しつつ、時には社員同士が楽しめるイベントを開催できるように、プロジェクターを用意することなどが挙げられます。
まとめ
従業員が働きやすいオフィスを設計するためには、まずオフィスコンセプト・ゾーニング・動線について検討することが重要です。これら3つについて明らかにしたうえで、オフィスレイアウトに細かく反映させていきましょう。
オフィスレイアウトは、応接間から配置し、その他のエリアにおいては、従業員がストレスなく行き来できるような動線やレイアウトを意識してください。どのエリアにおいても、3つの要素を意識しながら設計することで、結果的に従業員の働きやすさにつながるでしょう。
清和ビジネスでは、これまでの豊富な実績をもとに、さまざまなオフィスイメージに合うデザインやレイアウトの提案が可能です。また、オフィス移転をスムーズに進めるためのマニュアルやチェックリストなども用意しています。ぜひご覧いただき、オフィス移転のイメージを固めるのにお役立てください。
