オフィス移転を検討している企業のなかには「オフィス移転をトータルサポートしている専門業者」と「オフィス移転を部分的にサポートしている専門業者」のどちらに依頼するかお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
オフィス移転を部分的にサポートしている専門業者に依頼した場合、オフィス移転における工程管理に労力がかかったり、オフィス移転のコンセプトがうまく伝わらず、思ったようなオフィス移転にならなかったりする可能性があるため、「オフィス移転をトータルサポートしている専門業者」に依頼することがおすすめです。
本記事では、オフィス移転をトータルで行える専門業者に依頼するメリットや専門業者を選ぶポイント・注意点についてご紹介します。
オフィス移転をトータルサポートしている専門業者に依頼するメリット
まず、オフィス移転をトータルサポートしている専門業者に依頼することでどのようなメリットを受けられるのでしょうか。
オフィス移転にかかる時間や手間を低減できる
オフィス移転は、一般的に6ヶ月以上の期間がかかり、担当者には、多くのタスク管理が求められます。例えば、引越しにおける運送関係の手配だけでなく、物件探しや内装工事・移転元の原状復帰工事などが挙げられます。
オフィス移転をトータルで行える専門業者にアウトソーシングすることで、担当者がオフィス移転にかける時間・手間を大幅に低減できるとともにオフィス移転の質を向上させることができるでしょう。
どのような工事が必要になるのかといった詳細は、以下の記事をご覧ください。
オフィス移転における工程を管理してもらえる
オフィス移転するまでには、以下のような工程が必要となります。
現オフィスの調査・分析
物件探し
オフィス設計
オフィスデザイン
オフィス構築
引越しなど
オフィス移転は、企業理念やビジョン、目標などを反映し、経営活動の変革を起こすうえで非常に価値あるプロジェクトとなります。そのため、単なる引越しになってしまわないように、十分な準備と多くのタスクが必要になるのです。
しかし、オフィス移転は、現オフィスの解約や新オフィスの入居といったタイミングにあわせて行動することが求められるため、スケジュールに遅れてしまうことは避けなければなりません。その中で、担当者に経験やノウハウがない場合、失敗できないというプレッシャーは負担となるでしょう。
そこで、経験豊富でオフィス移転をトータルで行える専門業者に工程管理してもらうことによって、計画の立案から計画管理、移転まで、確実に実行できるようになります。
オフィス移転業者に依頼できること
オフィス移転における専門業者には、どのようなことを依頼できるのでしょうか。ここでは、依頼できる主なサービスについて紹介します。
オフィス移転計画の作成・管理
オフィス移転における目的や現状の課題の整理をサポートし、どのようにオフィス移転プロジェクトを進めていくか計画を立案してくれます。また、現オフィスにおける契約状況から、解約手続きの準備や原状復帰工事における確認事項のサポート・管理も依頼可能です。
オフィス探し
オフィス探しにおいて、オフィス仲介会社と連携している企業もあります。その場合、スピーディーな物件探しが可能になるため、オフィス移転専門業者を選ぶ基準の一つにしても良いかもしれません。
オフィスコンセプトやレイアウトプラン、デザインの作成
新しいオフィスに自社ならではの価値をもたらすために、オフィスコンセプトを策定します。企業理念やビジョン、企業文化などをオフィスに反映させるために実施します。オフィス移転をトータルでサポートしている専門業者に依頼することで、オフィスコンセプトに適したレイアウトやデザインの提案をしてもらうことが可能です。
オフィスコンセプトの策定方法については、以下の記事をご覧ください。
オフィス什器や機器の購入
レイアウトプランやデザインに合わせて、オフィス什器や機器、造作家具のコーディネートや提案をしてくれます。
内装工事、移転元の原状回復工事などの各種工事
内装工事は、設備工事やセキュリティ工事、インテリア工事などさまざまな種類の工事を行うことになります。オフィス移転をトータルで行っている業者に依頼することで、こうした各種工事をワンストップで対応してもらえます。
不用品の処分・処理
オフィス移転専門業者によっては、不用品の処分・処理などのサポートを請け負っている業者もあります。不用品が適切に処理されたかどうかを確認できるように、廃棄証明書を発行している業者を選ぶことがおすすめです。
移転にかかる手続きのサポート
オフィス移転においては、法務局や税務局、社会保険事務所などさまざまな官公署に手続きが必要となります。漏れがないかどうかをチェックリストにしてサポートしてもらうことが可能です。
オフィス移転の届出については、以下の記事をご覧ください。
アフターフォロー
オフィス移転後、定期点検やメンテナンス管理などのアフターフォローを行ってくれるオフィス移転専門業者もあります。話を聞く際には、アフターフォローの有無についても確認することがおすすめです。
オフィス移転業者を選ぶポイント
自社に適したオフィス移転業者を選ぶポイントを紹介します。
移転における工程をトータルサポートできる業者を選ぶ
上記で紹介したサービスを網羅して提供可能な業者もあれば、一つの工程におけるスポットのサービスだけが可能な業者もあります。
費用的にはスポットのサービスの方が安い場合がありますが、オフィス移転における全体方針がきちんと伝わらないおそれがあることから、想定していたようなオフィスにならない可能性があるでしょう。
そのため、オフィス移転を成功させるには、ワンストップで一貫したサービスが可能な業者に依頼することがおすすめです。
また、移転の目的を達成するには、実績ある業者のほうがより質の高いサポートを受けられるでしょう。
オフィス移転の目的と立て方を以下で解説しています。あわせてご覧ください。
アフターフォローを実施している業者を選ぶ
移転完了後、アフターフォローを実施しているかどうかは重要な選定ポイントになります。
実際にオフィスを運営していく中で、改善点や不具合が見つかる可能性があるためです。どのようなサポート体制があるのかを確認し、安心できる業者を選ぶことがおすすめです。
オフィス移転業者を選ぶうえでの注意点
オフィス移転業者を選ぶうえで、考慮することが必要な注意点を紹介します。
目的や課題、自社の価値観に寄り添ってくれるか確認する
いくら実績があり、幅広いサービス範囲に対応してくれる業者であっても、チェックリストをただ埋める作業として取り組む業者では、真に目指したいオフィスを実現できない可能性があります。
そのため、丁寧なヒアリングや細やかなコミュニケーションを取り、どのような業者なのかを確認してください。現オフィスの課題やオフィス移転の目的、自社の企業理念などの大切にしている価値観などを、しっかり理解しようとする姿勢をもった業者かどうかを見極めることが重要です。
サービスの内容と見積もり内容が合っているか確認する
オフィス移転には、さまざまな工程をこなしていくことが必要であることから、見積もりも細かな内容が記載されているはずです。
しかし、大まかな内容しか記載されていない場合には、後々、追加費用を請求される可能性もあるため、見積もりの詳細を確認することがおすすめです。
そのため、複数社から見積もりを取り、各社の内容を確認・比較するようにしましょう。また、無駄な内容がないか判断できるよう、見積だけでなく話を聞くことによって自社における判断基準を設定することもおすすめです。
まとめ
オフィス移転をする際には、オフィス移転をトータルで行っている専門業者に依頼することで、移転にかかる期間の短縮や手間の低減が見込めるだけでなく、効果的な移転が期待できるでしょう。
また、信頼できるかどうか、実績や見積もりを取ったうえで、コミュニケーションをしっかり取って確認することが必要です。オフィス移転は、大きなリソースがかかるプロジェクトになるため、安心して依頼できる業者を見つけましょう。
清和ビジネスでは、これまでの豊富な実績をもとに、さまざまなオフィスイメージに合うデザインやレイアウトの提案などトータルでサポートすることが可能です。オフィスの移転・リニューアルをご検討の企業は、ぜひご相談ください。
オフィス移転の流れやスケジュールの詳細は、以下の記事をご覧ください。
