働き方の見直しにより、オフィスレイアウトを変更する企業が増えています。ただ働く場所としてのオフィスの在り方が見直されており、自社の経営方針や企業文化などを体現させることで、新たな価値を付与することが求められています。
本記事では、オフィスレイアウトを変更するメリットや手順、費用を解説します。最後に、オフィスレイアウトを変更する際の注意点も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
オフィスレイアウトを変更するメリット
オフィスレイアウトを変更することで得られるメリットを紹介します。
業務効率化
現オフィスにある課題や問題点がレイアウト変更により改善されることで、無駄な工程がなくなり、業務効率化が期待できます。そのためには経営側の感じている課題だけでなく、社員が感じている課題についてもヒアリングすることが大切です。
よく使う設備や機器がある場合にはアクセスしやすい場所に配置したり、周囲の動線を配慮したりすることで、社員の動きやすさが保たれ、作業の流れをスムーズにできます。少しの無駄な動きや時間も積み重なることで多くの無駄につながります。レイアウトの変更によりこうした無駄を削減できるでしょう。
働き方改革を推進できる
テレワークやABW（働く場所を社員が自由に選択できる働き方）の導入に適したオフィスレイアウトに変更することで、従業員の働き方改革の推進を後押しできます。
無駄なスペースをなくし、効果的に利用できるオフィスレイアウトにすることで、テレワークを導入しても、来社する日を有意義な機会として提供できるでしょう。
コミュニケーションを促進できる
対向式やフリーアドレスなどのオフィスレイアウトによっては、社員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。社内のコミュニケーションを活性化させ、新たなアイデアの創出や相乗効果を狙いたい場合には、レイアウト変更は有効な手段となります。
オフィスレイアウトのフリーアドレスの詳細は、以下の記事をご覧ください。
オフィスレイアウト変更の手順
オフィスレイアウト変更における実施手順について紹介します。
1.レイアウト変更の目的を明確にする
まずは、レイアウト変更の目的を明確にしましょう。目的を明確化することで、レイアウト変更の方針を決められます。そのためには、経営側・社員側それぞれの視点から見た現オフィスの問題点をまとめることが大切です。
複数の目的がある場合には、優先順位をつけましょう。そうすると、コンセプトや機能が中途半端に入り混じった使いにくいレイアウトになることを防げます。
2.業者を選定・契約する
次に業者を選定・契約してください。見積もりを複数の企業に取るだけでなく、先ほどまとめたオフィスレイアウト変更の目的や現オフィスの問題点についてよく相談したうえで納得できる業者と契約するようにしましょう。
3.スケジュールを立てる
業者に相談しながら、レイアウトの作成と施行スケジュールを立てましょう。一度立てたスケジュールが遅れると、通常業務も遅れてしまう可能性があるため、余裕をもった日程を設定することがおすすめです。
また、施工中はオフィスが使えなくなるため、事前に社員に施工日程について告知し、業務を調整できるようにする必要があります。
4.レイアウト変更の実施
レイアウト変更においては、確認するポイントを見逃さないように、チェックリストを作成しておくことがおすすめです。
施工後は、社員の満足度を継続的に測定し、レイアウト変更によって課題や目的を改善・達成できているかどうかを把握することが必要です。場合によっては、運用方法の見直しや業者に相談して、改善するようにしましょう。
レイアウト変更にかかる費用
レイアウト変更にかかる費用は、以下のような要素によって変わってきます。
オフィスの面積
購入する什器や家具の種類や数
オフィスレイアウト・デザイン設計
内装工事や配線工事などの各種工事費用
廃棄物の処理費用
オフィスレイアウト変更は、費用こそかかるものの自社の今後の働き方に大きくプラスに影響するものです。そのため、一時的な費用はかかりますが、自社の課題改善や目標達成につながるレイアウトの実現を重視することがおすすめです。
レイアウト変更するうえでの注意点
最後に、オフィスレイアウトを変更するうえでの注意点を紹介します。
法令を遵守する
自社の好きなようにレイアウトやデザインを変更できるわけではありません。変更時に遵守しなればならない法令には、以下のようなものがあります。
建築基準法
消防法
労働安全衛生法
また、法令ではないものの、情報セキュリティも十分に考慮することが重要です。情報漏えいや紛失などがあると、企業責任を果たしていないとして取引先や顧客からの信頼が失墜するだけでなく、訴訟に発展するケースもあります。
レイアウト設計のコツについては、以下の記事をご覧ください。
信頼できる業者を選ぶ
オフィスレイアウトを変更するうえで、プロの業者に依頼することは必須といえます。数多くの業者があるため、業者選びは非常に重要です。
自社の目的を達成するためには、以下のようなポイントに気をつけて業者を選ぶことが必要です。
豊富な経験があるか
多彩なレイアウトを用意できるか
丁寧にヒアリングしてくれるか
トータルサポートが可能かどうか
複数の業者に見積もりを取り、相談したうえで最も信頼できると感じた業者を選ぶようにしましょう。時間や手間がある程度かかっても、業者選びをしっかりと行うことで、オフィスレイアウト変更の成功につながります。
オフィスレイアウト変更における業者の選び方は、以下の記事をご覧ください。
まとめ
オフィス移転・オフィスリニューアルなどによるオフィスレイアウト変更を成功させることで、業務効率化や働き方改革の推進、コミュニケーションの活性化などのメリットが期待できます。そのためには、オフィスレイアウト変更により達成したい目的を明確にすることが大切です。また、パートナーとなるプロの業者選びを慎重に行うことも、レイアウト成功のポイントといえるでしょう。
清和ビジネスでは、これまでの豊富な実績をもとに、さまざまなオフィスイメージに合うデザインやレイアウトの提案が可能です。また、オフィス移転をスムーズに進めるためのマニュアルやチェックリストなども用意しています。ぜひご覧いただき、オフィス移転のイメージを固めるのにお役立てください。
