オフィス移転・オフィスリニューアルするにあたり、オフィスレイアウトの変更を検討している企業の中には、どの業者に依頼すべきかお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
レイアウト変更は、社員の働き方に大きく影響するため、成功すると業務効率化や生産性向上といった効果に結びつくでしょう。そのため、専門の業者に依頼することがおすすめです。
本記事では、オフィスレイアウトの変更を業者に依頼する必要性や業者を選定するポイントなどを解説します。最後に、実際の事例を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
オフィスレイアウトを業者に依頼する必要性
オフィスレイアウトを変更する場合には、以下のような専門的な知識が求められます。
消防法などの法律の知識
内線工事や配線工事など各種工事の知識
複数人以上の社員が利用することを配慮した動線やスペース効率に対する知識
情報セキュリティに配慮したゾーニング計画に関する知識
こうした知識をもとに、自社の課題を改善し、目的を達成できるようなレイアウトを設計する必要があります。そのため、十分な知識やノウハウをもったプロの専門業者に依頼することがおすすめです。
オフィスレイアウト設計の考え方やパターン、導線・ゾーニングのポイントはこちらで解説していますので、あわせてご覧ください。
オフィスレイアウトを依頼する業者を選ぶポイント
オフィスレイアウトを依頼する業者を選ぶ際に、確認したいポイントを紹介します。
実績や経験が豊富か
オフィスレイアウトやデザインにおける実績や経験が豊富かどうかを確認しましょう。最近では、公式ホームページなどにこれまでの実績を公開している業者が多いため、比較検討する際の参考になります。
自社に近い業種や規模、コンセプトにおける施工実績がある場合には、より的確なアドバイスを受けられる可能性があります。そのため、実績の詳細についても問い合わせて確認するようにしましょう。
トータルサポートが可能か
オフィスレイアウトを変更するには以下のような工程があり、それぞれ単体のサポートのみ行っている業者やトータルサポートが可能な業者があります。
オフィスコンセプトの策定
オフィスレイアウト・デザインの設計
家具や什器などの購入
内装工事
廃棄物の処理
トータルサポートが可能な業者に依頼できれば、打ち合わせにかかる時間や労力を抑えられるうえ、費用の節約にもつながります。そのため、トータルサポートが可能な業者に依頼することがおすすめです。
多彩なレイアウト・デザインの用意があるか
オフィスレイアウトやデザインには、さまざまなものがあります。基本的なものからトレンドまで押さえて提案できる業者かどうかを確認しましょう
オフィスレイアウトの種類については、以下の記事をご覧ください。
また、オフィスレイアウトやデザインにあった什器や家具なども、オフィスの実用性や雰囲気を決めるうえで重要な要素です。そのため、実績を確認する際に、あわせて細かいデザインについても確認することがおすすめです。
ヒアリングが丁寧かどうか
オフィスレイアウトやデザインを変更する企業には、何らかの改善したい課題や目的があるはずです。こうした自社の声を丁寧にヒアリングしてくれるか業者かどうかは、レイアウト変更を成功させるうえで欠かせない要素といえます。
打ち合わせする際には、費用面や条件以外に担当者との価値観やコミュニケーションの取りやすさといった部分も検討することがおすすめです。
オフィスレイアウトを業者に依頼する際に費用を抑える方法
業者に依頼する費用を抑える方法には、以下の2つがあります。
トータルサポートが可能な業者を選ぶ
スケジュール管理やビルオーナーとの調整がしっかりできる業者を選ぶ
オフィスレイアウトの変更は、オフィスに新しい価値を付与し、これからの働き方に大きく影響を与えるものです。そのため、費用の削減を意識しすぎて中途半端なリニューアルになってしまうと、思ったような効果を得られない可能性があります。
そのため、費用を抑えることを重視するよりも、「自社で行う業務をできる限り省く」「適正な価格かどうか」といった部分に意識を置いて、業者を比較検討することがおすすめです。
例えば、スケジュール管理やビルオーナーとの調整をしっかり行ってもらえることで、業務にかかる時間や労力を省けるでしょう。こうした細かい部分までサポートしてもらえることで、トータル的に人件費などのコスト削減につながる可能性があります。また、見積もりの詳細まで記載されているかを確認することで、適正な価格かどうか判断できます。
オフィスレイアウト変更の事例
最後に、これまで数多くのオフィス移転・リニューアルにおいて、オフィスレイアウトを変更してきた清和ビジネスが施工した事例を紹介します。ぜひ、自社のレイアウト変更を進める際の参考にしてください。
三菱電線工業株式会社
三菱電線工業株式会社は、航空宇宙産業や医療などの最先端の分野において、高い技術力で部品などを研究開発、製造している会社です。グループ会社の退去をきっかけに、オフィス全体のリニューアルを実施し、オフィスレイアウトを変更されました。
オフィスコンセプト
「健康経営（経営的な視点から、社員の健康管理の改善に取り組むこと）」
「ABW（働く場所を社員が自分で選択できる働き方）」の実現
変更した内容
在宅勤務を活発に行っているため、在籍率の低い執務席のスペースを縮小
代わりに打ち合わせ・集中・コミュニケーション・リフレッシュなどの特性をもたせたエリアを新設
建物の築年数が経過していたことや柱や梁における制約が多いビルでしたが、それらを目立たせない内装意匠や造作家具の設置で、解放感のあるオフィスに生まれ変わりました。
岡谷鋼機株式会社 東京本店
岡谷鋼機株式会社は、鉄鋼や非金属、機械、半導体など幅広い商材をグローバルに展開している商社です。東京本店が入居しているビルを増床し、2拠点に分散していたオフィスを集約しました。
オフィスコンセプト
350年の歴史がある会社であるため、時代を「積み重ねる」をベースコンセプトに空間を構成
変更した内容
- 増床エリアにフリーアドレスを導入。カフェエリア、ボックスシート、集中ブース、テレブース、多目的エリアなどコミュニケーションを重視しつつ、働く社員のモチベーションアップにつながる空間を計画
従来の固定席からグループアドレス化への変更や、集中スペース、リラックスエリア、上下昇降デスクなどのABWを取り入れたことで、部署や職種を超えコミュニケーションを促進するような空間を実現しました。
日本通信ネットワーク株式会社
日本通信ネットワーク株式会社は、NTTグループの関連会社として創業し法人ICTソリューションを提供している会社です。テレワークの導入をきっかけに2拠点に分かれていた本社機能を統合しました。
オフィスコンセプト
IT企業としての先進性やネットワークの「光」を感じられる空間づくり
変更した内容
- エントランスから会議室エリアには先進性を感じる真っ白な空間に、グリーンを配置してリラックスさせる要素を配置し、訪れるお客様に印象深く残るエントランスを実現
執務エリアにはフリーアドレス・ABW環境を導入して社員の働きやすさを考慮した各種デスクを配置
倉庫やサーバールームといった個室はビルのコア側にまとめたことで、フロア全体の見晴らしが良くなり、開放感があるワークエリアを実現しました。
まとめ
オフィスレイアウトを変更することで、業務効率化や生産性向上、働きやすさの向上といったさまざまなメリットが期待できます。そうしたメリットを引き出すには、プロの専門業者に依頼することがおすすめです。豊富な実績をもち、多彩なレイアウトを用意できる複数の業者に見積もりを依頼し、相談したうえで信頼できる業者を選定しましょう。
清和ビジネスでは、これまでの豊富な実績をもとに、さまざまなオフィスイメージに合うデザインやレイアウトの提案が可能です。是非お気軽にお問い合わせください。
