オフィス移転・リニューアルにおいて、重要になってくるのがオフィスレイアウトです。直接的に社員の働き方に関わる部分であるため、特にワークスペースにおいては慎重に検討する必要があります。
そんな中で、最近はフリーアドレスを導入する企業が増えている一方、フリーアドレス導入に対して不安を感じている企業や慎重になっている企業もあるでしょう。フリーアドレスのメリット・デメリットを把握したうえで、適したオフィスレイアウトを判断することが大切です。
本記事では、フリーアドレスの概要やメリット・デメリット、どのような企業に適しているのかについて解説します。最後に、実際にフリーアドレスを導入した事例を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
オフィスレイアウトで増加しているフリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスに社員の固定席を設けず、自由に席を選んで仕事するワークスタイルのことです。
もともと営業部門など外回りが多い部署や職場において、空いているデスクの有効活用のためにフリーアドレスが誕生しました。その後はIT企業やベンチャー企業で普及してきましたが、コロナ禍以降、テレワークを導入する企業が増えたことでフリーアドレスを採用する企業が増加しています。
フリーアドレスの種類
フリーアドレスには、以下の2つの種類があります。
オールフリーアドレス（完全フリーアドレス）
オフィス内の席を自由に選べるフリーアドレスのことです。部署・部門をこえて社内全体のコミュニケーションの促進が期待できる一方で、所在を把握しにくいという特徴があります。グループアドレス
職種や部門といったグループごとにデスクが指定されており、その中で自由に席を選べるフリーアドレスのことです。同じグループのメンバーとのコミュニケーションが促進され、管理もしやすくなります。その一方で、他部署とのコミュニケーションは取りにくさや座席の共有効果が下がるため、より広いスペースが必要になるといった特徴があります。
最近ではどちらのフリーアドレスを採用する場合でも、管理職の席を角に設けず、他の席と同様にフラットに並んでいることが多いです。社員が話しかけやすくなるため、コミュニケーションを図りやすくなります。
フリーアドレスのメリット
フリーアドレスを導入するメリットをご紹介します。
コミュニケーションの促進
固定席を設けず、毎日好きな席を選んで仕事ができるフリーアドレスでは、隣に座る社員も日によって異なります。そのため、さまざまなメンバーとのコミュニケーションを図りやすくなります。
コミュニケーションの活性化により、ビジネスのアイデアが浮かんだり、部署内や部署間をまたいだプロジェクトが円滑に進んだりするといった効果も期待できます。
従業員の主体的な働き方の実現
決められた固定席で毎日同じように仕事をするレイアウトに比べ、フリーアドレスでは自分の業務内容や気分によって自由に席を選ぶ必要があります。そのため、従業員が自ら考えて行動する主体的な風土をつくることにつながります。
コスト削減
フリーアドレスは、テレワークを導入している企業や営業などの外出者が多い企業や部署において導入しやすくなっています。
テレワークを導入している場合には、従業員全員分の座席を準備しなくてよいことから、必要となるデスク数やオフィス面積を減らせるため、コスト削減につながります。また、外出者が多い企業や部署への導入であっても、在籍状況に合わせて面積・コスト削減になる場合があります。
フリーアドレスのデメリット
次に、フリーアドレスを導入するデメリットをご紹介します。
導入コストがかかる
フリーアドレスを実施するには、ノートパソコンやタブレットなどの持ち運び可能なデバイスの導入、インターネット環境の無線化、社内外の業務環境づくりが必要です。必要となる設備や機器をピックアップし、自社に合わせて導入しましょう。
フリーアドレスを導入するためには事前に計画を立て、予算を確保することが大切です。
メンバーの管理や縦のコミュニケーションが行き届かない
フリーアドレスは、部署をまたいだ横のコミュニケーションを取りやすい一方で、縦のコミュニケーションに課題を感じる場合があります。特に、マネージャー（管理者）の目が行き届きにくくなるため、メンバーの所在・業務状況などを把握しづらくなります。メンバー同士の連携が必要な場合には、逆に業務効率が低下する可能性があります。
こうした場合には、グループアドレスやチャットツールなどを有効活用し、縦のコミュニケーションを円滑にする取り組みをあわせて実施することがおすすめです。
周囲の音による集中力の低下
コミュニケーションの促進を図った場合の弊害になりやすいのが、社員同士の交流が進むことによる会話や物音です。集中して業務を行いたい場合に周囲の音が気になってしまい、なかなか業務に集中できない可能性があります。
そのため、個人作業を集中してできる静かな環境を求める場合、フリーアドレスは適していないですが、集中ブースを導入することで解決できるでしょう。
集中ブースの寸法などはこちらで詳しく解説していますので、導入を検討されている場合はあわせてご覧ください。
オフィスレイアウトにおいてフリーアドレス導入に適した企業の特徴
オフィスレイアウトにおいてフリーアドレス導入が適している企業には、以下のような特徴があります。
働き方改革を推進している企業
テレワークをすでに導入している企業や今後導入を検討している企業は、オフィスのスペースをより効果的に使用できるため、フリーアドレスに適した企業といえます。
ペーパレス化を実践している企業
フリーアドレスでは自分のデスクがないことから、必要な書類や資料を保管できません。都度持ち運ぶのは効率的ではないうえ、情報セキュリティ上の問題にもつながります。
そのため、必要書類や資料を電子化することは、フリーアドレスを導入する前提条件ともいえるでしょう。
グループウェアなどで情報をシステム管理している企業
フリーアドレスでは社員管理をスムーズに進めるために、ICT（情報通信技術）による管理体制を構築する必要があります。
スケジュールや業務状況などを共有できるようにグループウェアツールを導入することがおすすめです。
オフィスレイアウトにおけるフリーアドレスを成功させるポイント
フリーアドレスを成功させるポイントを紹介します。
導入目的を明確にする
フリーアドレス導入を検討している企業は、「なぜフリーアドレスを導入するのか？」「フリーアドレスの導入により、何を実現したいのか？」といった目的を明確にする必要があります。目的を明確にすることで、自社の想いをオフィスに具現化できるようになります。
また、導入を成功させるためには、目的を社員に説明することも大切です。フリーアドレスを導入したものの、結局同じ席に座って固定化されてしまう事例もあるため、理解を得られるように周知しましょう。
慎重にオフィスレイアウトを設計する
フリーアドレスを導入する目的を実現するためには、レイアウト設計でその狙いを具現化させる必要があります。電源数や集中できるスペースが足りないなどの不具合につながらないよう丁寧にレイアウト設計を行うことで、フリーアドレスのメリットを十分に受けられるでしょう。
そのため、スペースごとにどのような働き方をしてもらいたいのかを明確にしつつ、レイアウト設計を行うことが大切です。
オフィスレイアウト設計の詳細は、以下の記事をご覧ください。
運用ルールや検証体制を整える
フリーアドレスを導入する際には、運用ルールを定めて、社員に共有することが重要です。集中ブースの長時間利用の制限やミーティングできるエリアを設定するなど、全員の働きやすさを考慮して仕組みをつくりましょう。
導入後には、社員の満足度の測定を継続的に行うことが大切です。フィードバックから、オフィスをより働きやすいものに改善していくことで、フリーアドレスを導入する目的の達成にもつながります。
オフィスレイアウトにフリーアドレスを導入した事例
最後に、フリーアドレスの導入事例をご紹介します。
辻・本郷 税理士法人
辻・本郷 税理士法人は、国内に81もの拠点をもつ業界大手の税理士法人です。7年前からフリーアドレス化を開始しました。八重洲ミッドタウンに新たな拠点を設けた際にも、フリーアドレスを導入しています。
フリーアドレス化の目的
所属税理士同士のコミュニケーションの促進と若手の育成
部署ごとに仕事が被ることがないため、横のつながりがなく、部署内でもチーム単位でのコミュニケーションがあまりなかった
導入結果
部署の垣根を越えた情報交換やシナジー効果が生まれ、一つの案件を連携して取り組むコラボレーションが生まれた
さまざまな上司や先輩と接することで、若手の育成や離職率の低下にもつながった
フリーアドレスとあわせてDX化やペーパレス化にも取り組んでいることで、業務効率化や採用などさまざまな効果を実感されています。
辻・本郷 税理士法人の事例の詳細は、以下の記事をご覧ください。
株式会社門倉組
株式会社門倉組は、創業110年を迎える建築事業や再生事業、土木事業まで幅広く行っている老舗企業です。次の100年を見据えて本社を移転した際に、フリーアドレスに移行しています。
フリーアドレス化の目的
「Well-being（ウェルビーイング：従業員の心身がともに満たされた状態）」の実現
グループ会社間のコミュニケーションロスの解消
導入結果
部署や年代を超えた社内コミュニケーションが増加
ワークスペースが広がり、働きやすさが向上
導入前は、社員からフリーアドレス反対の声が上がっていましたが、導入後には思った以上に居心地が良さそうに働いているとのことです。さらに、社外からも見学希望で来社される顧客もいるなど移転プロジェクトの成功を実感されています。
詳細は、以下の記事をご覧ください。
清和ビジネスでは、フリーアドレスを導入している東京本社・大阪支店・福岡支店のオフィス体験ツアーを行っています。是非お気軽にお申し込みください。
まとめ
オフィス移転・オフィスリニューアルを成功させるうえで、オフィスレイアウトの選定は非常に重要な要素となっています。そのなかで、最近導入が進んでいるのがフリーアドレスです。しかし、中には固定席からフリーアドレスに移行することに慎重になる企業や社員もいるでしょう。
不安を払拭しフリーアドレスを成功させるためには、ICTによる環境づくりやフリーアドレスを導入する目的の明確化、運用体制の構築などの準備を行う必要があります。こうした準備を適切に進めるためには、信頼できるオフィス移転・リニューアルにおける専門業者のサポートを受けることも一つの手といえます。
清和ビジネスでは、これまでの豊富な実績をもとに、さまざまなオフィスイメージに合うデザインやレイアウトの提案が可能です。また、オフィス移転・リニューアルをスムーズに進めるためのマニュアルやチェックリストなども用意しています。ぜひご覧いただき、オフィス移転・リニューアルのイメージを固めるのにお役立てください。
