オフィスを移転することが決まったら、何をしなければならないのでしょうか。
社内に、オフィス移転を経験している経営陣や従業員がいないことも多いでしょう。そのため、まずはオフィス移転において「何が必要なのか」「どのようなスケジュールで進んでいくのか」などの全体像を把握することが大切です。
本記事では、オフィス移転時の工程と、各工程で実施する内容について解説します。また、記事の中でオフィス移転のマニュアルを紹介していますので、参考にしてください。
オフィス移転の全体像を把握する
まず、マニュアルを確認する前に、オフィス移転における全体像を把握しましょう。
移転にかかる期間
企業規模によって異なりますが、オフィス移転には、一般に6ヶ月～数年単位の期間が必要です。オフィス移転は、経営活動をより発展させるきっかけとなる重要なプロジェクトであるため、十分に準備を重ねてオフィス構築を行うことが大切です。
長期間にわたるプロジェクトをスケジュール管理し、自社ならではのオフィス移転を実現するために、マニュアルとあわせて準備事項を記載したチェックリストを活用しましょう。
移転にかかる費用
オフィス移転にかかる費用は、以下のようなものがあります。
現在のオフィス退去にかかる費用
移転先のオフィス構築にかかる費用
引越しにかかる費用
一時的な費用はかかりますが、長期的な目線で考えると、事業の生産性向上、採用ブランディングなどのさまざまな効果を得ることが期待できます。
移転時に相談したい専門業者
オフィス移転時には、以下の2つの専門業者に相談しましょう。
オフィス移転コンサルティング業者
オフィス仲介業者
オフィス移転は長期間にわたるプロジェクトとなります。そのため、オフィス移転を成功させるには、経験豊富かつコミュニケーションがしっかり取れて信頼できる業者を選定し、サポートしてもらうことがおすすめです。
オフィス移転コンサルティング業者を依頼するメリットや選定ポイント、注意点については、以下の記事をご覧ください。
オフィス移転の流れ
オフィス移転の流れを5つのSTEPにわけてご紹介します。
STEP1：事前準備
オフィス移転に取り組む前に、以下の事前準備を行います。
オフィス移転の目的の決定
現オフィスの課題整理
現オフィスの契約確認
原状回復条件や工事期間の確認
働き方や働くことへの価値観が多様化した現在において、オフィスの在り方も変わっています。そのため、単なる「働く場所」ではなく、自社における新たな価値を生み出すために、オフィス移転を行う目的を明確化することが重要です。
また、現オフィスの契約や原状回復の条件・工事期間なども必ず確認しておきましょう。移転先の入居時期と現オフィスの解約時期の決定は、慎重に見極めることが必要です。
STEP2：新しいオフィスの決定
新しいオフィスを決定するために、以下の内容を実施します。
移転先の選定
契約の締結
物件探しを行うには、オフィスビル専門の仲介会社を選定することがおすすめです。また、オフィス移転コンサルティング業者によっては、仲介会社と連携している場合があります。その場合、オフィス移転をトータルサポートしてもらうことも可能です。
また、選定においては、候補物件にできる限り足を運びましょう。候補となる階層だけでなく、周辺環境やビルのエントランスなど、図面や写真だけではわからない部分が見えてくるため、実際にイメージしやすくなります。
STEP3：オフィスづくり
物件が決まったら、新しいオフィスに自社の企業理念やビジョン、文化などの価値観を具現化させていきます。その際、オフィスの入居工事の手配・管理として、以下の内容を実施します。
プロジェクトチームの発足
オフィスコンセプトの明確化などオフィスのイメージを形にするための準備
オフィスレイアウトの設計
工事や家具の発注
引越し業者の選定
STEP1の事前準備でまとめた情報を振り返り、物件が決まったうえで再度、整理します。その後、オフィス移転のレイアウトやデザインのイメージを固めるために、オフィスコンセプトを明確にしましょう。
オフィスコンセプトの概要や立て方については、以下の記事で詳細をご覧ください。
また、工事や家具の手配などには多くの管理が必要となるため、プロジェクトチームを発足しても、通常の業務と並行して進めることになり、進行が遅くなってしまう場合があります。そこで、経験豊富なオフィス移転コンサルティング業者に委託することによって、よりスムーズな進行ができるでしょう。
STEP4：手続き・各種申請の実施
オフィス移転前後に、以下の手続き・各種申請を実施してください。
法務局・税務署などの場所での各種手続き
通信関係の開通、移転手続き
移転案内状の作成
ホームページなどの変更
各所への手続きには、漏れがないようにチェックリストを活用して確実に実施しましょう。また、各種資料においても変更をするとともに、取引先への連絡も忘れずに行ってください。
STEP5：竣工・引越し
竣工・引越しには、以下の内容を実施してください。
梱包作業
データのバックアップ取得
引越しのスケジュール管理
各種検査（消防検査・竣工検査）
写真撮影
工事が完了し、家具や什器が納品され、オフィスが完成します。このタイミングで、コーポレートサイトや広報活動に使用する写真を撮影しましょう。
その後、引っ越し・旧オフィスの原状回復まで行い、オフィス移転は完了となります。引っ越し当日のタイムスケジュールの作成などの準備も忘れずに行ってください。
オフィス移転の詳しい流れや概要については、以下の記事をご覧ください。
【無料】オフィス移転における完全マニュアル
ここまで、オフィス移転における流れを簡潔にまとめて解説しました。
各工程において必要なことを、より詳細にまとめ、ポイントも紹介している完全マニュアルを無料配布しています。また、オフィス移転までに行うことをまとめたチェックリストもあわせて用意していますので、ぜひ自社のオフィス移転に役立ててください。
まとめ
オフィス移転を効率的に進めるためには、スケジュール管理が非常に重要です。そのため、オフィス移転を決定したら、まずはオフィス移転における必要事項を理解し、流れを理解しましょう。そして、オフィス移転を専門としているコンサルティング会社にサポートを依頼することがおすすめです。
清和ビジネスは、オフィス移転において事前準備から移転後の運用におけるアフターフォローまで、一貫したサポートが可能であり、これまで多種多様な業種におけるオフィス移転をサポートした実績があります。
下記リンクより、是非お気軽にお問い合わせください。
