電子データが主流となった現在も、機密情報を含む書類を日々処理している企業は数多くあります。不要になった大量の書類が倉庫に眠っている企業も少なくないでしょう。
今回ご紹介するのは、こうした課題を解決する「機密文書回収ボックス・溶解サービス」についてです。今回は株式会社シオザワ リンクル事業部課長の中西康太さんに、サービス内容や機密回収ボックスのメリットについて伺いました。
「オフィスの書類処理を見直したい」
「機密文書の処理について、セキュリティを強化したい」
「サステナブルやSDGsの取り組みを何から始めればいいかわからない」
とお悩みの方はぜひご覧ください！
目次
- ホチキスやクリップもそのままでOK！箱ごと回収して処理
- すべての箱を追跡できるようにしてセキュリティを確保
- リサイクルでSDGsに貢献！ 環境に配慮する企業に
- シュレッダー作業に費やしていた時間と労力をなくす
- 清和ビジネスでも導入中！
ホチキスやクリップもそのままでOK！箱ごと回収して処理
――機密文書回収ボックスとは、どんなサービスですか？
中西：不要になった機密文書を箱ごと回収し、溶解処理を行うサービスです。
定期回収とスポット回収があり、定期回収の場合は鍵付きの書類投入用キャビネットをオフィスに設置します。あとは不要になった書類をポンポン入れるだけ。ホチキスやクリップを外す必要もありません。キャビネットの中には箱が設置されていて、箱がいっぱいになると投入口のシャッターが閉まるので、書類があふれる心配はありません。
エリアやエレベーターの有無にもよりますが、月1回の回収で月額5,000円程度からご案内いたします。スポット回収は、社内で保管されている書類をある程度まとめて回収するもので、10箱以上からご相談いただけます。こちらも条件によりますが、1箱1,000円前後が目安です。
人事異動や年末の大掃除、あるいはオフィスの移転時などには、定期回収とスポット回収を併用されるお客様も多いです。通常のキャビネットとは別でスポット回収用のボックスや段ボールにまとめていただければ、定期回収時にあわせて回収することが可能です。こうして併用することでキャビネットがすぐに満杯になるのを防げます。
官公庁なども含め4,000社ほどお取り扱いがあり、キャビネットは1万台ぐらい導入していただいています。以前は大企業のご利用が多かったのですが、近年は企業規模の大小にかかわらず、裾野が広がって導入が増えています。
――どのような流れで回収し、溶解処理まで行っているのか教えてください。
中西：まず、弊社のスタッフがオフィスを訪問し、書類の入った箱をキャビネットから回収・封印します。次に、提携している製紙工場に運びます。基本的に回収した機密書類は当日中に自社倉庫に持ち帰り、翌朝製紙工場に搬入します。それから箱ごと溶解炉に入れて水で撹拌してドロドロに溶かし、金属などの異物は遠心分離機やフィルターを使って選別・除去します。休前日に回収した場合は翌営業日の朝になりますが、それ以外は回収してから24時間以内に処理しています。最後に、溶解証明書とリサイクル実績表を発行します。
――キャビネットのサイズ感を知りたいのですが、オフィスで設置スペースはどのくらい必要ですか？
中西：スタンダードな「キューブガード」と大容量の「ビッグガード」があり、キューブガードの大きさは小学生低学年の子が1人立っているイメージです。
高さは130cmありますが、幅は50cm四方程度に収まるので、設置面積はシュレッダーとあまり変わらないでしょう。
郵便ポストのように横から差し入れるキューブガードに対し、ビッグガードは上から落とすタイプ。投入口が広く、分厚いファイルもそのまま入れられます。建築図面などA3サイズの書類が多いお客様はこちらを好まれますね。
ちなみに、シュレッダーと設置面積がさほど変わらなくても容量は全然違います。キューブガードには容量20～25kgの箱が2つ入っています。これは１箱で90Lの大型シュレッダーの3～4袋分に相当します。シュレッダーで細かく裁断した紙はかさが増すので。A4用紙に換算すると1,500枚分と5,000枚分くらいの違いがあります。
すべての箱を追跡できるようにしてセキュリティを確保
――セキュリティはどのように確保されていますか？
中西：当社の回収車両は鍵付きで、走行性能と積載量を確保したアルミボディ。現金輸送車と同じスペックです。非常警報装置を搭載し、前後左右に装備した4台の防犯カメラで車外を24時間録画し、エンジンを切って停車している間も運転者の作業や外部との接触を記録しています。
また、GPS機能によりリアルタイムで走行経路・速度・日時を記録。事故を防ぐため、ブレーキのかけ方など細かい運転状況も見える化して、安全運転の意識付けを徹底しています。
製紙工場の受け入れ体制も厳重です。機密書類を降ろすエリアには工場の職員も担当部署の人しか出入りできませんし、機密書類を積んだトラック以外の車両は入れません。他の一般古紙とは別物として扱われるんです。トラックから箱を降ろし、溶解炉につながるコンベアの上に置きます。警備員がその様子を監視し、録画している中、中身をすべて降ろしたことを確認してからトラックは工場を出ます。
――回収から溶解までの工程の中で、特に注意しているポイントはありますか？
中西：「機密情報を漏らさない、無くさない。」これに尽きます。回収時に二次元バーコードが印字されたシールを箱に貼って読み取り、運搬・処理時にも読み取って、すべての箱を追跡できるようにしています。このトレーサビリティが生命線ですね。
リサイクルでSDGsに貢献！ 環境に配慮する企業に
――回収・溶解された紙は、どのようなものにリサイクルされることが多いですか？
中西：主にトイレットペーパー、梱包箱の原紙、段ボールなどに生まれ変わります。また、ホチキスの芯やクリップなどの金具も集めて製鉄所に持ち込み、鉄資源にしています。無駄なく循環させているので、お客様は資源の循環に貢献していると胸を張っていただきたいですね。
――SDGsの観点で、企業が取り組むメリットがあれば教えてください。
中西：当社は溶解証明書に加えて、CO2の抑制値を記載したリサイクル実績表を発行しています。回収した機密書類の量を木に換算して月別のグラフで示したもので、SDGs達成に向けた活動実績としてご利用いただけます。自社の廃棄紙を原料に自社製品やノベルティグッズを製造し、SDGsへの取り組み姿勢や貢献度を訴求してブランディングに活かすこともできます。実際、機密書類を含む紙資源をトイレットペーパーにリサイクルし、自社ブランド品として販売しているお客様もいらっしゃいます。
シュレッダー作業に費やしていた時間と労力をなくす
――どんな業界で特に導入されていますか？
中西：比較的多いのは書類の量が多い業界ですね。具体的には銀行、証券会社、保険会社といった金融関係、士業の事務所、設計事務所、そして業界問わず社員数の多い上場企業などです。
一方でこういった業界に限らず、幅広い分野での導入も進んでいます。最近ではある食品メーカーのお客様が、全拠点のセキュリティレベルを高いレベルで統一したいという理由で、国内すべての拠点に一斉導入されました。
――シュレッダーと比べた際のメリットは、どんなところでしょうか。実際に使われている企業の声、よく聞くメリットなどあれば教えてください。
中西：大きく3つあります。1つは、無駄な時間と労力をなくせること。これはお客様から100%聞きますね。シュレッダーは一度に10～30枚程度処理できても、その都度機械の前で待たなくてはいけません。事前にホチキスの芯を外したり、処理後にはゴミ袋の交換や紙くずの掃除をする必要があります。また近年フリーアドレスが主流になる中で、機械の音の関係からシュレッダーの近くに人が集まりにくいという声も聞かれます。
機密文書回収ボックスであれば、こうした手間や時間を省くことができ、「見えないコスト」の削減につながるのです。
2つ目は、処理を証明できること。例えば、取引先から個人情報などが記載された書類の処理方法について確認された場合、シュレッダーだと処理の証明が難しいです。シオザワの機密文書回収ボックス・溶解サービスなら、処理を行った日付、箱の種類と数、工場名などが記載された溶解証明書を提示できます。
3つ目は、リサイクルできること。環境負荷の観点からも、書類はシュレッダーで処理するよりそのまま溶解する方がいいんですよ。
大雑把に言うと、紙は木材パルプの繊維を絡ませ、平らにして乾燥させたものです。それを水でふやかし、もう1回木材の繊維を取り出して絡ませ直し、伸ばして乾かすことで再び紙にするわけです。シュレッダーで裁断された紙は、繊維が細かく裁ち切られているので絡みません。
だから強度のある紙にリサイクルできないんです。機密書類は品質の高いコピー用紙の比率が高いので、再生資源として非常に優秀です。そのまま回収すればしっかりリサイクルできます。
――最後に導入を検討したい方に一言お願いします。
中西：機密情報に関わるサービスとあって、ご相談から成約まで2年かかったケースもありますが、最短1カ月以内で導入いただけます。
この機密回収ボックス・溶解サービスは簡単でいいことばかりなので、より多くの企業にこのサービスを活用いただき、オフィスで働くすべての人にハッピーになってもらいたいです。
――中西様、本日はありがとうございました！
清和ビジネスでも導入中！
今回ご紹介した機密文書回収ボックスですが、実際清和ビジネスの本社でも各フロアに設置しています。実際に初めて使ったとき、クリップもホチキスもそのままで入れていいのか‥と恐る恐る書類を投函してしまうほど、手間も時間もかからないことに驚きました。
また、ご紹介した溶解証明書とリサイクル実績表も発行していただいており、実際に「これだけ環境に貢献できているんだ！」と目に見えて実感することができます。
企業にとってセキュリティの確保やSDGsへの取り組みは欠かせないテーマであり、日々アップデートが求められています。
「書類処理が、今のやり方で本当にいいのかな？」と感じている方にとって、見直しのヒントや選択肢のひとつとして参考になればうれしいです。
＜取材協力＞
会社名：株式会社シオザワ リンクル事業部
リンクル事業部 東京 住所：〒101-0051 東京都千代田区神田神保町3-9
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