会社という組織に身を置いていると、さまざまな年代の人と触れ合う機会が多くなります。
組織で働くということは日々「いろいろな刺激」をうけつつも、自分とは異なる相手のマインドや行動を社会というフィールドで円滑なコミュニケーションでもって人間関係を築くとも置き換えられます。
年代差のある社員とより円滑な人間関係を築くためのコミュニケーション法
同年代の仲間や社員ですらも、その人が持つ性格や価値観それぞれの考え方があり、年が近いからという理由で必ずしもいい関係を築けるというわけではありません。
もちろん、年齢が離れていても気が合う人たちだっています。誰とでもそのような関係性を築ければいいですが、そういう簡単にはいかないものです。
「会社の飲み会」が増えるシーズン到来
コロナ以前のカタチに戻り、始めて迎える年末年始。忘年会や新年会の予定も昨年以上に入り始めているのではないでしょうか。
本記事では年代差のある社員とより円滑な人間関係を築くためのコミュニケーション法を、メールとテキストにフォーカスして紹介しています。今後の良好な人間関係構築にお役立てください。
上司・先輩に送る食事会の御礼文
社内や取引先との会食が多くなる年末年始。
それに伴い「御礼文」を送る機会も増えます。
会社と取引先の会食であればメールでお礼文を送るのが一般的ですが、会社内の同じ部署での飲み会など、ある程度近しい間柄で開かれたものであれば、メールにするかLINEなどのメッセージアプリにするかの迷いも出てくるのではないでしょうか。
LINEにするかメールにするかは、会社のルールと関係性
まずここでひとつ前提的に理解しておきたいことがあります。
それは、世代間でコミュニケーションツールに印象格差が生じるということ。
会社の方針にもよりますが、職場でラインを介したコミュニケーションをよしとする上司もいれば、それを心地よく思わない上司もいます。
LINEは日常の連絡手段ですし、ビジネスの場に導入している会社もあります。
しかし一方、仕事での連絡手段の使用には隔たりがあり、LINEはあくまで家族・友達との連絡手段であり仕事の現場で行うやりとりのツールではないという感覚が抜けない人もいます。
文章を考える前に、まずあなたの上司がどちらのタイプになるかは見極める必要があります。
LINEやメッセージアプリの使用で注意したいこと
LINEなどメッセージアプリでのコミュニケーションは絵文字やスタンプ機能があるため、表現の幅も広がりメールよりもカジュアルに相手とも近しい感覚で使うことができます。
そのため、どうしても「お友達感覚」になってしまいがちでもあります。
もちろん相手との関係性にもよりますが、あくまでも会社の上司と部下としての基本的な立場をわきまえ、マナーを意識することを念頭に置きます。
思わぬ失態に…
当たり前のことのように聞こえるかもしれませんが、メールに比べて距離が近く感じられるからこそ、無意識につい行き過ぎた発言に繋がりやすくもなります。
思わぬ失態に繋がらないためにも大切なのは日ごろの意識。そしてその意識こそがお互いのマナーと思いやりにも繋がります。
社内の御礼文は返信を要さない、シンプルな文を心がける
社内で忘年会が開かれることとなり、部長の案で部署の異なる社員たちが一堂に会する食事会となりました。
NG例
先日はありがとうございました。
以前から気になっていたお店で食事もお酒もとても美味しく少し飲み過ぎてしまいました。
お店はプライベートでも行かせていただきます。
それと、午後に備品購入の承諾サインをお願いできますでしょうか。
よろしくお願いします。
敬語こそ使っているものの、友達や恋人との食事後のメッセージをそのまま上司に落とし込んだような文章です。
そもそもこの内容であれば送り先は上司ではなく素敵な店を選んだ幹事ではないでしょうか。
そして何よりNGなのは、仕事の話がこの御礼文中に「ついで文」として盛り込まれていることです。
御礼文と業務連絡を一緒くたにしない
御礼文であれば「御礼の言葉」のみをシンプルに添え、極力返信を求めるような内容は入れないようにしましょう。
仕事の話は御礼文とは別でテキスト、またはすぐに返事が聞ける電話で済ませるといいでしょう。
このような形での「ついで文」内容は見落としにも繋がりますし、その「ついで文」のために相手の貴重な時間を奪ってしまうことにもなります。
御礼文を受け取ったはずの上司も、感謝されて気持ちよくなるどころか煩わしさを感じてしまいかねません。
そもそも、忘年会や新年会などの社内宴会の一般的な目的は、日ごろの仕事をねぎらい社内の親睦を深め、よりよい環境づくりを仕事のモチベーションに活かすことです。
しかし上記のようなNG例文はお店の感想と個人的な要件を述べているだけで、上司に対しての感謝の気持ちと内容にズレが生じています。
OK例
先日は楽しい時間をありがとうございました。
日頃なかなか他の部署との交流が持てずにいましたが、今回を機に交流の幅がぐっと広まりました。
特に企画の〇〇さんとは同じ大学だったことも判明し、今後のプロジェクトに向けて面白いアイデアが飛び交いました。
部長の意見もぜひ聞きたいので、また改めて相談させてください！
部下からこんなメッセージを受け取った上司は、率直にこの会を開いて良かったと思うのではないでしょうか。
そしてそれが本人の仕事のモチベーションに繋がっていることを知った上司は何よりも嬉しく思うはずです。
喜ばせ文ではなく素直な気持ちを言葉にのせる
喜ばせようと思って過剰に書く必要はありません。
しかしその場で自分にとって何が嬉しかったのか、熱意などを具体的に述べることが伝わる文章のポイントとなります。
また、そうすることによって受け手の反応やイメージが湧きやすくもなります。
LINEにしてもメールにしてもそうですが、いつだって受け手のリアクションや表情を意識することはどの場面においても非常に大切な工程のひとつです。
こんな言葉をもらってどのように感じるだろうか、失礼にあたらないだろうか、独りよがりの発言になってはいないか……。
ほんの2、3行の文であったとしても、この工程は外せません。
ジェネレーションギャップは両者の溝？
「最近の若者は…」
「上司の考え方は…」
年代が違えば相手の考え方などに対して異論や理解できないことも出てくるでしょう。
それらの相違を一言で表すと「ジェネレーションギャップ」といえます。ではこの「ギャップ」ですが、そもそもこれは両者の理解を隔たる埋めるべき「溝」なのでしょうか？
ジェネレーションギャップは埋めなくていい
生まれた年代が違いそれに伴う価値観も違う。
この現実はそう簡単に埋められるものではありません。
そして、埋めるべきものでもないのです。
それはなぜならば、そもそも埋めることができないからです。
例えば、60代の上司にインスタとXの違いと活用法を説明したとしましょう。
説明がどれだけ上手にまとめられていてわかりやすかったとしても、
「おお、そうか。ではさっそく私も始めてみよう」
とまで持っていくことはなかなかの至難の業です。
また、上司と新入社員の会話で上司がこんな発言をしたとします。
「今はなんでもスマホ一つだろ。確かに便利だけど、おもしろくないよな。」
そんな言葉を聞いたスマホ世代の部下が、
「昔は今のように連絡手段が発達していなかった。しかしそのぶん人と人の繋がりがより強く団結力があった。今は便利な反面、繋がりが希薄になっているようで少し寂しくも感じる。」
スマホコミュニケーションが当たり前の世代にとって、上司の「おもしろくない」という言葉からの真意をどれほど掴むことができるでしょう。
理解に限界が出てきてしまうのは「ごく自然なこと」
このように通信ツールひとつとってもその扱い方や捉え方は世代間で異なります。
双方ともに身をもっての「経験」がないのですから、新しい・古いとジャッジするよりも、理解に限界が出てきてしまうのは「ごく自然なこと」と捉えると少し楽になりませんか。
理解しようとする「努力」は誰にでもできる
そのギャップは「隙間」ではなくまだ知らない「余白」と考えてみてはどうでしょう。
人間は本質的に余白があると、それを埋めたい欲求が出てくる生き物です。
隙間というと、物と物の間にあるわずかな空間を意味します。空間はぽっかりと空いた穴のイメージですが、「余白」という解釈だと「伸びしろ」とも言い換えられます。
そしてその「余白」とは世代間の壁を払拭した双方の関係性によって埋められることが可能なのです。
まとめ
御礼文は特に、感謝の気持ちとともに自分にとってよかったと思える事柄を素直に伝えることが大事です。
その際に、どんなことが自分にとって嬉しかったのか、役に立ったかなどの詳細を交えた文章を入れること。
また、それらが「その会だったからこそ得られた」ということを伝えるのが肝です。
NG例のように、素敵なお店で美味しいものを食べることができたと書き手の嬉しかったことは確かに書かれていますが、それはあくまで「お店の感想」に過ぎず、忙しい上司がわざわざ時間を割いて読むに値する御礼メッセージとは言えません。
「次に繋がる愛され文」
御礼文とは、飲み会の後のお決まり定形アクティビティではなく、自分のポジティブな気持ちを相手に伝えるチャンスです。
世代の異なる人たちとのコミュニケーションがストレスになるか人生の糧となるかは、送り手の数行の文で左右されます。
その場限りのものではない「次に繋がる愛され文」が世代を超えた人間関係の幅を広げるきっかけになります。
