オフィスを移転する場合には、さまざまな費用がかかります。旧オフィスから新オフィスまで移動する引越しの費用はもちろん、新オフィスをオフィスとして使えるようにする工事費用、旧オフィスを借りた時の状態に戻す原状回復費用などがあります。
本記事では、オフィス移転にかかる費用にはどんなものがあるのか、見積もりの際や業者選びのポイントについて見ていきましょう。
オフィス移転にかかる費用
オフィス移転には、大きく分けて以下の5つの費用がかかります。
引越し費用
まず、引越しのためには物を運ぶ費用と、不用品の処分費用がかかります。引越し費用は業者によってさまざまですが、従業員1人あたり2〜5万円程度と言われています。これは、オフィスの立地や作業条件など内容によっても大きく異なる場合があるため、よく検討しましょう。
また、オフィス移転にあたってオフィス家具を買い替えたり、使わないものを処分したりすると不用品の処分費用が発生します。今後不要な書類なども、不用品として処分する必要があるかもしれません。ものによっては、産業廃棄物処理費用に想定外の費用がかかることもあるので注意が必要です。業者によっては、まだ使えるオフィス家具などはリサイクル品として買取を行ってくれるところもあるため、そうした業者を探すのも一つの手です。
新オフィスの契約にかかる費用
新オフィスの契約にかかる費用として、前家賃、敷金や礼金、仲介手数料、火災保険料などがあります。入居の時期によっては当月分の家賃だけでなく、翌月分の家賃を要求されることもあるため注意しましょう。
敷金や保証金は契約内容によって大きく異なるため、契約内容を必ず確認します。仲介手数料は賃料の1ヶ月分になる場合が多いでしょう。
火災保険料とは、万が一火災が起こった場合にさまざまな補償を受けられるものです。特に賃貸物件の場合は加入必須であり、一般的な火災保険は火災だけでなくオフィス什器の保証や水漏れによる下層階への損害なども補償してもらえます。もちろんこちらも契約内容によって異なるため、内容をよく確認しましょう。
新オフィスの構築にかかる費用
移転先オフィスでは内装工事費、ネットワーク工事費、OA機器などの購入または借りる費用がかかります。内装工事費はデザインによっても異なるため、おしゃれなデザインやこだわりのデザインにすることで費用もよりかかる傾向にあります。業者によって費用も対応できる内容も異なるため、理想的な内装を予算内でできるところを探すとよいでしょう。
ネットワーク工事費とは、ケーブルや配線などのインフラ整備にかかる費用を指します。「巨大なサーバーを置く」「セキュリティを厳重にしたい」など条件が異なると、その分料金が高くなるでしょう。OA機器などを購入したり借りたりする場合も費用がかかりますが、現在OA機器を借りている（リース）場合、そのまま移転先でも使いたいときには、移転先でもリースに対応しているかどうか確認が必要です。
原状回復費用
旧オフィスを借りた時の状態に戻すための工事費が原状回復費用です。原状回復費用は1坪6〜8万円程度、大型ビルでは1坪10〜12万円程度とされています。ただし、ビルやオフィスの規模によって大きく異なるため、上記はあくまでも一例と考えてください。
原状回復工事は、ビルが指定する業者に行ってもらうことが多いため、業者を頼む前にまず指定の業者があるかどうかビルのオーナーに確認をとりましょう。
その他諸費用
ビルの移転に伴い、税務署や法務局、社会保険事務所などへさまざまな書類を提出する必要があります。ほとんどの書類は無料で提出できますが、法務局への届出など費用がかかるものもあるので注意しましょう。また、行政書士などの専門家に依頼するとその分の費用もかかります。
他にも、名刺やパンフレット、会社案内などの印刷物、社員証の作り直しなどに従業員1人あたり1〜2万円程度の費用がかかります。
官公庁への届出リストは、以下からダウンロードできます。抜け漏れがないよう、ぜひご活用ください。
オフィス移転で見積もりを行う際のポイント
オフィス移転で見積もりを行う際には、以下の3つのポイントに注意しましょう。
工事関連はできるだけワンストップで
内装工事や通信設備工事などを別々の業者に任せるより、ワンストップで一つの業者に任せた方が、費用が安くなる傾向にあります。また、値下げ交渉も行いやすいといわれています。
家具や備品を転用（再利用）する方法もある
オフィス移転のタイミングでオフィス家具も新調したいと思うケースは多いですが、デスクやキャビネットなど大きな備品を全て買い換えようとすると莫大な金額がかかってしまいます。
そこで、家具や備品を転用することによって、コストを抑える方法があります。
ただし、転用する場合は引越し（移設）のコストがかかるため、トータルでは逆にコストが増えてしまう可能性もあります。
オフィス移転専門業者に相談し、どちらの方が最適な移転になるのか協議するようにしましょう。
複数の業者から見積もりをとる
できるだけ費用を抑えるためには、複数の業者から見積もりをとって金額とサービス内容を比較検討する方法もあります。特に内装工事や通信設備などの工事は費用がかかるため、同じ工事内容でも業者によって見積金額はさまざまです。ただし、前述のように原状回復工事の場合、指定業者以外への依頼ができない物件もあるため事前の確認を忘れずに行いましょう。
見積もり後にオフィス移転業者を選ぶポイント
見積もり後、オフィス移転業者を選ぶ際には以下の3つのポイントに注意が必要です。
結論を急かさない、質問にはきちんと回答できる
「本日中に決めれば割引します」「申し込みが遅れるとご希望に添えない場合があります」など、結論を急かす業者は要注意です。詳細を詰めずに決めてしまい、後になってトラブルに発展するリスクが高まるためです。
また、見積書に詳細な内容が書かれている場合であっても、それぞれの内容に関し必ず質問をすることがおすすめです。後になって、「言った、言わない」のトラブルを避けるため、しっかり確認してから発注しましょう。
細かい見積もりを出してくれる
見積書に明細を書かず、「一式」とだけ記載し金額を入れている業者はおすすめではありません。こうした業者には、後になって追加費用を請求されてしまう可能性があるためです。
詳細な内容や金額が記載されているということは、作業工程などを緻密に計画した上で見積もりを出しているため、信頼性が高まります。また、作業に当たるスタッフは社員なのかアルバイトなのかも、サービスの質の判断基準になります。
また、移転時に破損や汚損、紛失があった場合は、それらを補償してもらわなくてはならないため、破損や紛失などのトラブルが起こった際の補償内容も必ず事前に確かめておきましょう。高価品や貴重品は補償対象外になることもあるため、トラブルにならないよう事前に申し出るようにしてください。
自社のもつ課題に対応してくれるかどうか
現オフィスの問題点や課題点、新オフィスに求めるものなどについて、しっかりヒアリングを行い、改善策の提案をしてくれるなど、対応が細やかで信頼できる業者がよいでしょう。事務的に作業だけを行う業者だと、移転を行っても課題を解決できない可能性があります。打ち合わせなどを丁寧に行い、自社に寄り添ってくれる業者を選ぶことがポイントです。
まとめ
オフィス移転の際には引越し費用だけでなく、新オフィスの契約や構築にかかる費用、旧オフィスを借りたときの状態に戻す原状回復費用のほか、名刺やパンフレットなどを印刷し直す費用もかかります。
このうち、さまざまな工事にかかる費用は複数の業者に見積もりをとり、できるだけワンストップでやってくれる業者を探すのが良いでしょう。
清和ビジネスでは、オフィス移転を一つのプロジェクトとして捉え、コンセプトやレイアウトを決めるところから家具の選定、工事、ICT計画もワンストップで行えます。オフィス移転をお考えの場合は、ぜひ一度お気軽にご相談ください。
