オフィス移転を考えるとき、メリットとデメリットで悩む経営者は多いのではないでしょうか。オフィス移転の理由はさまざまですが、せっかくならメリットの多いオフィス移転をしたいものです。
そこで、本記事ではオフィス移転の主なメリットとデメリットについて解説します。オフィス移転を失敗しないためのポイントについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転のメリット
まずは、オフィス移転のメリットについて詳しく見ていきましょう。
従業員のモチベーションアップになる
まず、新しくキレイなオフィスになることで、従業員のモチベーションが上がります。立地をよくすることで交通の利便性が上がり、通勤しやすくなるほか、有名なオフィス街などに移転すればやる気を刺激することにつながるでしょう。
また、オフィス家具が新しくなり、快適に仕事ができるようになれば、移転して働きやすくなったと感じる人も多くなります。従業員の健康やWell-being（ウェルビーイング）に配慮したオフィスにすることで、従業員がより働きやすくなるでしょう。さらに、顧客や取引先、採用希望者からの評価も上がると考えられます。
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コスト削減につながる
現在のオフィスが企業規模や業務内容と合っていない場合、オフィス移転を機にコストの最適化をはかれます。例えば、複数のフロアにまたがって運営していたオフィスを広いワンフロアにすることで、重複する備品を削減できるでしょう。
特に、テレワークの導入でオフィスの稼働率が下がった場合、オフィス規模を縮小したりフリーアドレス制を導入したりと働き方に合わせたオフィスを借りることで、賃料や光熱費などのコスト削減につながります。
ブランディングができる
企業理念や事業に対する考え方を反映させたオフィスに移転することで、企業ブランディングの強化につながります。IT企業なら渋谷や六本木、デザインやアパレル系企業であれば表参道や青山など、立地を選ぶこともブランディングの一つです。
そもそも、移転したという事実そのものが、企業の成長を広く内外にアピールできる手段でもあります。近年では、自社ブランドや企業文化を象徴したアートを導入する企業も増えています。オフィス環境や働く環境は、後述するように優秀な人材を獲得する重要な要素として扱われているため、採用ブランディングと連携したオフィスづくりも重要です。
作業効率が上がる
オフィス移転で働きやすいレイアウトにしたり、マグネットスペースやミーティングスペースを導入したり、リフレッシュスペースを設置したりすることで、作業効率のアップにつながります。他にも、スタンディングデスクの設置で、従業員の気分転換やWell-beingにもなるでしょう。
コミュニケーションの活性化
マグネットスペースやリフレッシュスペースの設置とも関係しますが、オフィス移転によってコミュニケーションが活性化することも考えられます。昔ながらのオフィスでは部署ごとに島が別れており、別の部署に所属する従業員同士はなかなか交流がとりにくいことが多くありました。
しかし、オフィス移転に伴ってフリーアドレスにしたり、カフェテリアなどを設けたりすることで、自然と従業員どうしのコミュニケーションが生まれ、部署を超えた交流が活性化しやすくなったというケースは多く見られます。
こちらの記事でフリーアドレス導入後にありがちなデメリットや解決策を紹介しています。
採用活動の強化
オフィス移転は採用戦略の一つにもなりえます。求人に応募する人にとっても、既に働いている従業員にとっても、働きやすいオフィスだと仕事へのモチベーションややりがいにつながるためです。例えば、従業員専用の無料自動販売機、マッサージ室、休憩室、ジム、医務室などさまざまな福利厚生があるオフィスであれば、オフィスの付加価値として優秀な人材が入社する可能性も高まるでしょう。
他にも、働きやすい内装や設備、独創的・個性的なオフィスデザインにすることは、企業のブランディングとともに、採用戦略の一つにもなりえます。交通の便の良い都心部で働きたいと思う人も多いため、交通の便の良いところに移転するのも良いでしょう。
オフィス移転のデメリット
一方で、オフィス移転には3つのデメリットも考えられます。
手間がかかる
オフィス移転のためには、通常業務と並行しながら移転プロジェクトを進めなくてはなりません。そのため、社内に十分なリソースが必要です。現在のオフィスから移転先のオフィスに運び込む備品を分ける、工事業者や内装業者とのやりとりなど、各タスクに人員を割く必要があります。
オフィス移転時にはやることが多いです。ぜひ以下のマニュアルなどを利用して、抜け漏れがないように行いましょう。
コストがかかる
オフィス移転には、入居にも退去にもコストがかかります。原状回復費用、新しいオフィスの初期費用、内装工事などが挙げられます。オフィス移転時には大量の廃棄物も発生するため、処理にも費用がかかります。移転で経営を悪化させないよう、新オフィスのランニングコストをしっかり検証しましょう。
遠くなる従業員もいる
立地によっては、これまでよりも遠くなってしまう従業員が出てしまうこともあります。通勤が不便になってしまう従業員に対しては、リモートワークやフレックス制の導入を検討し、不公平感を減らすのも一つの方法です。
オフィス移転で失敗しないためのポイント
オフィス移転で失敗しないためには、以下の4つのポイントを心がけましょう。
移転の目的を明確にする
オフィス移転は会社にとって非常に規模の大きな取り組みです。目的がはっきりしないままオフィス移転に取り組んでしまうと、せっかく移転しても思ったようなメリットが得られないこともあるでしょう。
そのため、オフィス移転の際には、現状の課題を把握し、課題を解消するとともにどんなオフィスにしたいのか、理想をはっきりさせる必要があります。
従業員にとってのメリットを説明する
オフィス移転の際は、従業員にとってどのようなメリットがあるか説明します。例えば、以下のようなメリットが挙げられます。
交通の便が良くなる
駅から遠かったオフィスが駅の近くになる
マグネットスペースやリフレッシュスペースを設置する
オフィスの緑化（バイオフィリックデザイン）やスタンディングデスクの導入でWell-beingになる
オフィス家具を一新し、働きやすくする
事前に十分なヒアリングを行う
オフィス移転で課題を洗い出す際には、従業員に十分なヒアリングを行うことが大切です。十分なヒアリングを行うことで、どのような課題があるかわかるとともに、従業員にとって「勝手に決められた」という不満が解消されます。
専門の業者に依頼する
オフィス移転に詳しいスペシャリストに依頼することで、最適な移転計画を考案・アドバイスしてもらえます。オフィス移転が初めてで右も左もわからない状態でも、オフィス移転の計画から物件探し、スケジュール立案、レイアウトの提案、各種工事、引っ越し作業、アフターフォローときめ細かな対応をしてもらえるため、リソースが足りない場合には、専門の業者を利用すると良いでしょう。
まとめ
オフィス移転には従業員のモチベーションアップ、コスト削減、ブランディング、作業効率アップ、コミュニケーション活性化、採用活動の強化などのメリットがあり、これらを目的とするならオフィス移転は十分な施策になりえます。
一方で、オフィス移転にはどうしても手間やコストがかかること、遠くなってしまう従業員が不公平感を感じてしまいやすいことなどがデメリットとして挙げられるでしょう。
今回ご紹介したポイントを参考に、失敗しないオフィス移転を行いましょう。
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