企業がオフィスを移転する目的は、やむを得ない事由から、明確な目的がある移転までさまざまです。
しかし、いずれの場合でもオフィスの移転を成功させるためには、目的をはっきりさせておかなくてはなりません。
本記事では、オフィス移転を行う主な目的とやむを得ない事由、オフィス移転によって働き方改革を実現するためのステップや具体的な施策について解説します。
オフィス移転の主な目的とメリット5つ
まずは、オフィスを移転する主な目的とメリットを5つご紹介します。
業績向上による従業員の増加
業績が向上して従業員が増え、使用しているフロアが狭くなったため移転するというものです。
これはオフィス移転で最も多い理由であり、従業員をこれからも増やす予定があるため、オフィス規模を大きくするのが目的です。
従業員が増加するとコミュニケーションの取り方が難しくなりますが、オフィス移転と同時にレイアウトを考慮することで、従業員同士のコミュニケーション活性化にもつながるでしょう。
オフィス環境を整えて生産性アップ
2つ目の理由は、オフィス環境を整えて生産性をアップするためです。
生産性は働く環境によって大きく左右されるため、従業員が働きやすいオフィスにすることで仕事の効率や集中力、モチベーションの向上をはかり、最終的に組織の生産性向上につなげます。
具体的には、以下のような手法が挙げられます。
フリーアドレス、ABW（Activity Based Working）の導入
作業スペースや業務フローの見直し
ICT環境の整備
ミーティングスペース、スタンディングデスクの導入
リフレッシュスペースの設置
アートやオフィスの緑化（バイオフィリックデザイン）の導入
例えば、暗くて狭いオフィスや窓が無いオフィスなどでは、従業員の士気は高まりにくく活気も出ないため、広く明るいオフィスへ移転するなどもオフィス環境を整える一例です。
近年では、従業員の健康やWell-being（ウェルビーイング）に配慮したオフィスづくりが推奨されるため、オフィスの緑化（バイオフィリックデザイン）などに注力する企業もあります。
ブランディング
企業のブランディングのためのオフィス移転も、よくある理由の一つです。
例えば、IT企業なら渋谷や六本木、デザインやアパレル系企業であれば表参道や青山などにあることでブランドイメージを高められるでしょう。
さらに、好立地のエリアには同業の会社も集まりやすいので、情報交換や交流も活発になり、取引先との打ち合わせなども行いやすくなります。
また、そもそも移転したという事実があるだけで、企業が順調に成長していることを広くアピールできます。
他にも自社ならではの内装、インテリアをデザインすることで、企業のイメージアップや認知度アップにつながるでしょう。
近年ではオフィスデザインだけでなく、自社ブランドや企業文化を象徴したアートを導入する企業も増えています。
また、各社のオフィス環境や働く環境は、後述するように優秀な人材を獲得する重要な要素として扱われているため、採用ブランディングと連携したオフィスづくりも重要です。
優秀な人材の確保
ブランディングとも重なりますが、採用戦略の一つとしてオフィス移転を行う例もあります。
求人に応募する人にとっても、既に働いている従業員にとっても、働きやすいオフィスだと仕事へのモチベーションややりがいにつながるでしょう。
そのため、優秀な人材を採用できるだけでなく、離職率の低下にも役立ちます。
例えば、従業員専用の無料自動販売機、マッサージ室、休憩室、ジム、医務室などさまざまな福利厚生があるオフィスであれば、オフィスの付加価値として優秀な人材が入社できる可能性も高まるでしょう。
また、交通の便の良い都心部で働きたいと思う人も多いため、交通の便の良いところに移転するのも採用戦略の一つになりえます。
業績の悪化、または事業や業務の縮小
最後に、業績に対して賃料が高くなったため、コストカットする（固定費を抑える）という目的で移転する企業もあります。
業績悪化や事業縮小といったネガティブな理由ばかりではなく、オフィスワークからリモートワーク中心になったことで、オフィス規模を縮小する企業も増えてきました。
建物の要因でオフィス移転をすることも
オフィス移転の目的として、建物が要因となることもあります。
賃貸借契約の更新、満了
賃貸借契約満了や更新のタイミングで移転することもあります。
例えば、契約更新のタイミングでの賃料改定があり、新賃料と移転のコストを考慮した結果、オフィスを移転する方が良いと判断される場合です。
オフィスの賃貸借契約には大きく分けて2種類あり、普通賃貸借契約（一般的な賃貸借契約）と、定期賃貸借契約です。
普通賃貸借契約は自動更新なため、相当な理由が無い限り継続して契約できます。
一方、定期借家契約は、契約期間ごとに更新ではなく再契約なので、再契約できないケースもあります。これが賃貸借契約満了というケースです。
このとき、賃料を含めた契約条件も再契約となります。
建物の老朽化
建物の劣化・老朽化が進んだり、耐震性への懸念が高まったりすると、建て直しや取り壊しが行われることがあります。
このとき、ビル側から更新・再契約できないと言われてしまうケースや、退去の要請を受けてしまうなど、移転の必要が生じる可能性があるのです。
BCP（災害リスク）
BCPとは「Business Continuity Plan」の頭文字を取った言葉です。
何らかの緊急事態が起こったとき、その被害を最小限に抑え、事業が継続できるように対策や方法をまとめた企業の計画のことを指します。
耐震性、津波、河川の氾濫などの災害リスクを考慮し、ビル管理会社による防犯対策、非常用電源、周辺環境などを十分に検討すると良いでしょう。
自治体が発行するハザードマップなどを見ると、周辺の環境がどのような災害リスクを抱えているかわかります。
オフィス移転で働き方改革を実現する
オフィス移転のタイミングで、働き方改革を実現する企業も多いです。
働き方改革とは厚生労働省が2019年に発表したもので、それぞれの事情に合わせた多様で柔軟な働き方を選択できるようにするための改革、とされています。
例えば、介護や子育てなどの事情でオフィス出勤が難しい従業員がテレワークを選択できるようにすることも、働き方改革の一つです。
オフィス移転を機に、この働き方改革に取り組む企業も増えています。
そのため、次章からはオフィス移転で働き方改革を行うためのステップや具体的な施策を解説します。
オフィス移転で働き方改革を行うための3ステップ
オフィス移転で働き方改革を行うためには、以下の3つのステップが基本です。
ステップ1：現状の把握と評価を行う
まず、オフィスの現状と従業員の意識や働き方の状態を把握し、問題点を洗い出します。
このとき、従業員サーベイなどを使い、意見を吸い上げるのも良いでしょう。
ステップ2：理想の働き方を設計する
上記で課題を洗い出したら、課題を解決できるよう理想の働き方を設計します。
設計には「トップダウン」「プロジェクト主導」「ボトムアップ」3つのパターンがあります。
ステップ3：新しい働き方の浸透
オフィスを移転しただけでは、働き方改革の完了にはなりません。
新しい働き方を従業員に浸透させることが必要です。
研修や新しい働き方の維持活動、トップからのメッセージ発信などを通じて、従業員の意識を変えていきましょう。
下記の記事では株式会社門倉組のオフィス移転プロジェクトを紹介しております。
オフィス移転による働き方改革の具体的施策
最後に、オフィス移転の際に働き方改革を行うにあたっての具体的な施策を4つご紹介します。
フリーアドレス制の導入
従来のオフィスのように固定席を設けるのではなく、従業員がそれぞれ席やスペースを自由に選んで作業を行えるようにする「フリーアドレス制」の導入は、働き方を大きく変えてくれるでしょう。
他部署の従業員とも交流の機会が増え、コミュニケーション活性化や連携の強化につながります。
オフィスの緑化、リフレッシュスペースの設置
従業員のWell-beingを高めるため、オフィス内に緑などバイオフィリックデザインを導入してストレス軽減、視覚的な疲労を軽減する方法があります。
他にも、リフレッシュスペースを設置すればオンオフをしっかり切り替えられて生産性アップにつながるでしょう。
また、リフレッシュスペースは、従業員同士のコミュニケーションの場としても機能することが期待できます。
ミーティングスペースの設置
オフィスの一角に、ディスプレイやホワイトボードなどを完備した打ち合わせスペースがあると、ミーティングやオンライン会議なども気軽に行えます。
会議室を利用したいときに使えないと、アイデアなどを共有したくても打ち合わせをする機会を失ってしまうため、サッと利用できるミーティングスペースがあると良いでしょう。
アイデア出しが目的なら、カジュアルな雰囲気のオープンミーティングスペースがおすすめです。
ICT環境の整備
業務のデジタル化、DX化も近年推奨されています。
そこで、業務効率化につながるツールの導入、オンプレミスだけでなくクラウド環境の活用、Wi-Fiの見直しなど、ICT環境の整備を行うのも一つの方法です。
また、どこでも働けるようなテレワーク環境を構築するため、ネットワークの整備、デバイスの支給やBYODの導入なども視野に入れてはいかがでしょうか。
オフィス移転時のネットワークについてこちらの記事で詳しく解説しています。
まとめ
オフィス移転には業績向上、生産性アップのため、ブランディングなどポジティブな目的も、業績の悪化や建物の老朽化などネガティブな事由もあります。
しかし、いずれの場合もオフィス移転を成功させるためには、目的をはっきりさせておかなくてはなりません。
近年では、オフィス移転とともに働き方改革を実現することを目的とする企業も増えています。
オフィス移転を検討しているものの何からしたらよいかお困りの方に向けて、オフィス移転マニュアルを用意しています。是非ご活用ください。
オフィス移転の流れについてこちらで解説していますので、あわせてご覧ください。
