オフィスには顧客からの問い合わせ、取引先からの連絡などで電話回線が必要です。そのため、オフィス移転の際には、現在使っている電話回線を移設する必要があります。
では、オフィス移転の際に電話回線を移設するためには、どのような手順で行えば良いのでしょうか。
本記事では、オフィス移転で電話機を移設する流れや費用、移設の際のポイントについて解説します。
オフィス移転で電話を移設する流れ
オフィス移転後に電話を移設する流れを、5つのステップでご紹介します。
STEP1．事前確認
まずは、以下の3つを確認します。
契約中の電話回線の種類（アナログかデジタルか）
電話の主装置の位置や機種
移転先で同じ電話番号や機器を使えるかどうか
- 確認ののち、遅くとも1ヶ月前までには現在利用しているキャリア（通信会社）に連絡し、移転時に必要な手続きを確認しましょう。
STEP2．工事業者の選定、見積依頼
新規で移設工事会社の選定を行う際、NTTに直接依頼する場合と工事業者に依頼する場合の2種類があります。
NTTもしくは正規代理店はサービス品質が高いため、安心して作業を任せられます。そうでない場合には、費用の価格交渉ができたりしますが、中には専門的な知識がない業者もいるため注意が必要です。
工事業者を選定する場合は1社だけでなく、3〜4社程度問い合わせをして見積を取りましょう。その際、現状と要望を確認し、移転先オフィスの電話回線システム図を作成してもらうと安心です。
STEP3．主装置の設置場所の選定
PBX（電話交換機、主装置）が必要な場合は、設置場所を決める必要があります。以下のポイントを押さえて設置しましょう。
電源供給ができる
直射日光、高温多湿になる場所を避ける
人の目に触れない場所に設置する
PBXの寿命は一般的に約10年とされているため、古い機器の場合は移転と同時に買い替えを検討するのも良いでしょう。寿命間近の機器を使っている場合、移転後すぐに不具合を起こしてしまうことも考えられます。
STEP4．電話回線を引き込む工事を行う
PBXや電話機の設置を行い、電話回線を引き込む工事を行います。一例では半日〜1日程度ですが、ビルの規模によって工事期間は異なります。
NTTの場合
交換機工事と屋内配線工事を行います。
交換機工事
PBXを設置・設定する工事
屋内配線工事
電話回線をオフィス内に引き込み、各端末に接続できるよう電話線を敷く工事
工事業者の場合
主装置設置工事、電話配線工事、電話機設定工事の3つを行います。
主装置設置工事
PBXを設置・内線や外線の切り替えを設定する工事
電話配線工事
必要な場所に電話線を敷く工事
電話機設定工事
PBXと電話線、電話機を接続し、必要な機能が使えるよう設定・確認を行う工事
STEP5．必要な電話機器を準備し、設置する
最後に、電話機器や周辺機器を準備して設置します。実際の動作確認を行い、問題なく動作すれば設置完了です。
オフィス移転の電話番号にかかる手続きは煩雑です。抜け漏れがないよう、以下のスケジュールを参考にチェックリストなどを作っておくと安心です。
オフィス移転の電話移設にかかる費用
オフィス移転時の電話移設にかかる費用の目安は、以下の通りです。
NTTに依頼する場合
NTTに依頼する場合の費用は、以下の通りです。
交換機工事（新設）
1,000円/台
室内配線工事（基本工事費）
2,400円/1工事
配線工事
新規4,800円/1回線（既存のものが利用できる場合は4,500円/1回線）
移設工事会社に依頼する場合
移設工事会社に依頼する場合、会社や内容によって異なります。下記はあくまでも一例であり、すべての会社がこの費用で工事を行っているわけではありません。
材料費
5,000〜10,000円
人件費
7,000〜10,000円
主装置設置費
7,000〜15,000円/台
電話機設置費
7,000円〜/台
屋内配線費
300〜700円/平方メートル
FAX接続費
8,000円〜/台
諸経費
工事費の10〜30％
オフィス移転で電話番号は変わる？
オフィス移転では、電話番号が変わるケースもあります。電話番号が変わるのは、以下の4つのケースです。
収容局の違う同一市町村区内の移転
同都道府県内で異なる市町村区内への移転
NTT東日本及びNTT西日本エリア内の別の都道府県への移転
NTT東日本とNTT西日本の管轄するエリアをまたぐ別の都道府県への移転
一方、同じ市区町村の中で引越しをする場合、たいていは収容局が変わらないため電話番号も変わらないことが多いです。
ただし、一部同じ市区町村でも収容局が違って電話番号が変更になるケースもあるため、まずはNTT（116）に問い合わせましょう。
オフィス移転時の電話移設で気をつけるべきポイント
ここでは、オフィス移転時の電話移設で気をつけるべきポイントを3つ解説します。
手続きに時間がかかる
オフィス移転時の電話移設は、流れでも説明したように時間がかかります。そのため、2週間〜1ヶ月程度の期間を見ておかなくてはなりません。後述しますが、アナログ回線やISDN回線では2週間程度、IP電話やひかり電話では1ヶ月以上かかります。移転先の基本設計の段階で手続きを行うのが良いでしょう。
主装置を設置する必要の有無
主装置を設置する必要があるのは、ビジネスフォンの場合のみです。
小規模なオフィスなどで家庭用電話機しか使っておらず、今後も家庭用電話機しか使わないという場合は主装置を設置する必要がありません。
ただし、今まで家庭用電話機しか使っていなかったが、これからはビジネスフォンにするという場合は主装置を新規に設置する必要があるため、注意が必要です。
主装置を設置することで外線・内線間を共有できるようになり、1本の電話線で複数の電話機を利用できるようにもなるため、ビジネスでいくつもの電話を使う場合に非常に役立ちます。
旧番号へのアナウンス設置
旧番号へアナウンスを設置しておき、うっかり旧番号へかかってきてしまった場合の対策を行いましょう。
NTTでは、旧電話番号にかかってきた着信に対し、3ヶ月無料でアナウンスを入れられるサービスを提供しています。
取引先への番号周知は必須ですが、それ以外の問い合わせなどで旧番号へかかってきてしまった場合に対応できるため便利です。
オフィスの電話回線の種類
オフィスの電話回線には、アナログ回線のほか、デジタル回線のISDN、IP電話回線、ひかり電話回線の4つがあります。
最後に、それぞれの回線の特徴を簡単にご紹介します。
アナログ回線
音声をアナログ信号に変換し、銅線で送信している仕組みです。
小規模なオフィスの場合など、1つの電話回線に1台の電話機をつなぐアナログ回線が使われていることが多いです。
回線が安定していて災害時にもつながりやすいというメリットがある反面、通話料金や月額料金がIP電話やひかり電話に比べると高いというデメリットがあります。
さらに、NTT東日本・西日本では2024年1月からアナログ回線を廃止し、IP回線へ切り替えると発表しています。
そのため、オフィス移転とともにアナログ回線から他の電話回線へ変えてしまうのも良いでしょう。
ISDN回線
音声をデジタル信号に変換して送信しているため、音声が綺麗に聞こえ、盗聴されにくいというメリットがあります。
1回線で2台まで電話機をつなげられますが、現在ではADSLや光回線が主流となっていることから、だんだんと使われなくなってきています。
これもアナログ回線とともに2025年には廃止されるため、オフィス移転とともに他の電話回線に変えてしまうのも手です。
IP電話回線
インターネット回線を利用したサービスで、電話回線と比べると安価に利用できます。
また、同じプロバイダーであれば通話料が無料になるため、本社と支社がいくつかある会社の場合でも、例えば青森と福岡など遠く離れた支店間で電話しても通話料がかかりません。
デメリットとしては、停電時に利用できない、フリーダイヤルやFAXに利用できないなどが挙げられます。
ひかり電話回線
近年の主流となっている電話回線で、光ファイバーを利用したIP電話の一種です。もともとひかり電話回線を使っていた企業なら、移転時にも電話番号を変更することなく利用できます。インターネット回線を一緒に契約すると、割引を利用できるのもメリットの一つです。
必要に応じて32番号まで電話番号を追加できる、同時通話できる電話機も最大8機まで拡張できるなどさまざまなメリットがあります。
一方、NTTのアップデートでアダプターの故障が発生するリスクがあること、停電時に利用できないことの2つのデメリットがあることに注意しましょう。
まとめ
オフィス移転の際には、電話回線を移設する必要があります。
一般的な家庭電話とは異なり、オフィス移転の際の電話回線の移設はある程度時間がかかるため、余裕をもって行いましょう。
清和ビジネスでは、オフィス移転のその他の作業と合わせて一つのプロジェクトとして電話移設工事も進められるため、抜け漏れなく作業を行えます。オフィス移転時の電話移設などを含めた、スケジュールチェックリストを用意していますので、是非ダウンロードください。
オフィス移転の流れについてこちらでも解説していますので、あわせてご覧ください。
