最初に必要なのはデザインではなく○○○？
十人十色という四字熟語がある通り、色やデザイン、趣味趣向など人にはそれぞれ好みがあり自分の好み通りになれば良いと考えていると思います。
どんなオフィスで働きたいか？と質問をした場合、
「カフェのようなお洒落なデザインのオフィス」
「無機質なデザインのオフィス」
など、皆さんお好みのオフィスをイメージされるでしょう。
具体的に、人気カフェチェーン店のデザインをイメージされる方もいるかもしれません。
これらのデザインは「好み」であり、実際に働くオフィスが、自分の好みではない色やデザインのオフィスだったとしても、「こんなデザインや色のオフィスだった良かったのにな・・・」と思うかもしれませんが直接仕事に支障があるかと言ったら関係ないですよね。
では、
「カフェのような少し人の声があるオフィスが良い」
「無機質な静かで集中できるオフィスが良い」
この場合はどうでしょう。
これは「好み」で済まされるのでしょうか？
ある部署は「打ち合わせや相談が日々の業務多く距離感の近い小さめなデスクが良い」と答え、一方、別の部署では「作業に必要だからデスクは広い方が良い」と答える。
このように、音やデスクの大きさについては「好み」の話なのでしょうかか？
好みではなく「働き方の違い」。
「働き方」に合ったオフィスで働くことができなければ、それぞれのオフィスでの仕事効率は落ちてしまうでしょう。
「働き方の違い」を整理する
在宅ワークなどリモートワークを取り入れる会社が増えたことで、働き方も多様化しました。十人十色までは行かないものの、職種や役職によって理想の働き方に違いはあると思います。
そのなかで、オフィスづくりをどのように進めていくべきなのでしょうか。
どのような働き方ができるオフィスを作りたいか
まず、「どのような働き方ができるオフィスを作りたいか」を決める事がファーストステップです。
例えば、
集中して業務に没頭したい
お客様とのオンラインミーティングがし易い環境
チームメンバーとのコミュニケーションを一番に考えたい
サンプルを広げられる空間があったら便利
など、それぞれの職種や行う業務の内容ごとに、新しいオフィスでどんな働き方をしたいかを決めていきます。
声が大きい人の意見を通してオフィスづくりをしてしまうと、満足度の高いオフィスが完成した！と思っていても
「実際の働き方とは異なり使い勝手が悪くなった・・・」
と言われてしまったら結果としては失敗に終わる可能性がありますし何より悲しいですよね。
ヒアリングでオフィス利用者の声をキャッチする
そうならない為には、ヒアリングが重要です。
現在の働き方に沿ってデスクの着席率や会議室の使用率、改善箇所の確認、など各部署へアンケートを取り集計し、多数決を取るだけではなく必要があればワークショップを開催します。
働き方が多様化する現在では、こういったワークショップでお互いの情報を共有するだけでなく、新しいアイデアが生まれることもよくある話です。
実際にオフィスを使用し仕事を行うのは社員の皆さまなので、働き方に合ったオフィスづくりをすれば、満足度が高いオフィスが完成します。
地道なヒアリングがオフィスづくりの成功へ近道に
働き方を社員の方へヒアリングしたからと言ってオフィスが完成する訳ではありません。
デザインが決まらなければ設計は出来ないので、ここから更にヒアリングしていきます。
「カフェのようなお洒落なデザインのオフィス」が良い人は実際に全ての執務空間でその必要があるのか？
「無機質なデザインのオフィス」が良い人は気持ちを入れ替えるために違う空間は必要ないのか？
このようにそれぞれ深掘りをしたヒアリングになってくるかと思います。
働き方やデザインなど、地道にヒアリングを重ねていき、時には優先順位やコストとのバランスなど意思決定が必要になることもあるでしょう。
しかし、情報が整理され目指す働き方が明確になっているため、判断がし易いだけでなく、まわりの理解を得るにも時間はかかりません。
実際にオフィスを使用する社員の皆さまを巻き込みながら、それぞれの働き方に合った満足度の高いオフィスをつくるには、このヒアリングが成功への近道になっていきます。
清和ビジネスでは、オフィスづくりの専門家としてお客さまの働き方の整理から、こうした社員の皆さまへのヒアリング・ワークショップのお手伝いも致します。
理想的な働き方を実現するオフィスに向けて、まずはお気軽にご相談ください。
