「総務のお仕事」の一つに購買業務がありますが、物を購入することだけでなく、現場ではさまざまな課題を抱えている企業が多くあります。
購買業務に関する課題解決に応えるソリューション
そこで、今回は購買業務に関する課題解決に応えるソリューションについてオンラインセミナーを開催しました。セミナーレポートにまとめましたので、ぜひお読みください。
アスクルの販売代理店として
清和ビジネスは、オフィス環境の構築事業とアスクルの販売代理店の2つの事業を行っています。
アスクルは、オフィス用品通販サービス業界のパイオニアとして、全国の事業所数の約半数にあたる300万事業所のお客様が利用しています。
明日来る「アスクル」
全国10カ所の物流センターと物流網を完備し、午後6時までの注文商品は翌日お届けするサービスを可能にし、「明日来る」から社名を「アスクル」としました。
取扱アイテム数は1,390万アイテム以上※あり、オフィスで使用する文具事務用品から研究所や建設現場などで使用する作業用品、介護・医療・福祉の現場で使用する衛生用品など、専門的な業種向けのアイテムもそろえています。
低価格・高品質のアスクルオリジナル商品は9,600点、エコマーク認定商品など環境対応商品は1万4千点取りそろえています。
お客様とアスクルの間には必ず販売店が入っている
アスクルは販売店制度をとっており、必ずお客様とアスクルの間に清和ビジネスのような販売店が入っています。
アスクルは、商品の調達・受注・配送を担い、販売店では運用に関わる設定代行や課題に対する提案などを行い、役割を分担することでお客様に満足いただくサポート体制を整えています。
アスクルNO.1販売店 30万社をサポートする清和ビジネス
販売店は全国に1,200社あり、清和ビジネスはサポート企業数ナンバー1の販売店として全国30万社を超える企業をサポートしています。
総務の購買業務をサポートする「ソロエルアリーナ」
アスクルは、BtoBの購買事業として、中小事業所向けの「ASKUL」と中堅大企業向けの「ソロエルアリーナ」を提供しています。
ソロエルアリーナとは？
「ソロエルアリーナ」は、アスクルのサービスに直接間接コストの削減や購買プロセスの「見える化」機能をプラスし、発注管理者の購買業務をサポートするサービスです。
通常のアスクルサービスが「事業所（部門）単位で登録し、個別に利用するサービス」であるのに対し、ソロエルアリーナは「企業単位で導入し、企業ID下に複数の事業所（部門）IDを設定、承認・仕訳・請求取りまとめなどの各種機能によって購買管理者の負担を軽減するサービス」となっています。
ソロエルアリーナには、購買管理システムとしてさまざまな機能が付いています。
ソロエルアリーナに向いている企業は、従業員数50名以上の企業、全国各地に拠点があり部門ごとに個別発注している企業などです。システム導入コストはかかりません。
購買に関してよくある3つの課題
清和ビジネスでは、日々、さまざまなお客様から運用のご相談をいただいております。上位3つの課題は次のようなものになります。
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コストを削減したい
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何を購入しているのか把握・管理したい
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請求処理を効率化したい
これらの課題を解決するためのソロエルアリーナの活用方法を紹介します。
解決①：コスト削減の課題解決
ソロエルアリーナではボリュームディスカウントによる値引きが入ります。しかし、それだけでは限界があるため値引きに加えてコストを削減できる機能を紹介します。
たとえば、拠点によって購入しているボールペンの単価に差があるという事例でみていきます。
黒ボールペン1本を、A支店は71円、B支店は59円、C支店では118円で購入しているケースがあります。
アスクルは商品数が多いため、安い商品を選択できているのかどうかわからない、異動により総務担当となったため、前任者が選んでいた商品がわからないという課題が出てきます。
たとえば、トイレットペーパーでも価格を優先すると、60mあたり71円の商品もあれば60mあたり181円の商品もあり、約250%も差が出ることになります。
年間利用量が60m×500個の場合、トイレットペーパー1商品だけで約5万5千円の価格差が発生することになります。
このような課題を解決するために、ソロエルアリーナの「企業推奨品」や「購入制限品」という機能を活用することができます。
「企業推奨品」「購入制限品」
コストなどさまざまな観点から、会社として購入を推奨する商品を「企業推奨品」、購入を制限したい商品を「購入制限品」に登録することができます。
発注者は、企業推奨品の中から選んで注文することができるようになり、また、制限商品は購入できないようになります。
直接コスト+間接コストの削減
「企業推奨品」や「購入制限品」の機能を活用することで、高額品や業務に関係のない商品など、ムダな購入を防ぐことができます。
また、商品を選ぶ時間を削減して業務効率を上げることができます。
さらに、推奨品に安い商品を登録し、その中から選ぶことで商品の平均単価を下げることが可能なため、直接コストだけでなく間接コスト削減にもつながります。
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解決②：購入状況の把握・管理の課題解決
具体的には、発注担当者以外は購入内容や在庫を把握していないという課題です。
上司が「ムダな購入がないかどうか」を知りたくても、その都度発注内容を確認するのは手間がかかります。
「承認ワークフロー」で作業時間軽減とペーパーレス化も
このような課題を解決するために、ソロエルアリーナの「承認ワークフロー」という機能があります。
「承認ワークフロー」は、特定の条件に該当すると自動的に注文制御をおこなうことができる機能です。
たとえば、「1万円以上の商品は承認者の承認を受ける」、「配送料が課金されるときはメッセージを表示する」といった活用方法が多くみられます。
条件は、組み合わせが可能です。
「承認ワークフロー」を活用すれば、設定した条件によって購入前に内容を把握することができます。
申請や承認はメールで完結するため、紙で稟議書を回覧している企業は購入申請書類での決済処理など紙の作業が不要となり、作業時間の軽減とペーパーレス化にもつながります。
購買ルールが明確化されるため、金額などの基準が統一化されるというメリットもあります。
「実績ダウンロード」で総務業務の分散化
また、他の支店が何を購入しているのか把握できないという課題に対しては、ソロエルアリーナの「実績ダウンロード」という機能があります。事前の設定は不要です。
直近12カ月分の部門別実績データをCSVファイルでダウンロードすることができます。
ダウンロードしたデータは、購入分析への利用や会計ソフトに取り組むことも可能です。データを支店ごとに集計することで、他の支店の購入内容を把握・分析することもできます。
ダウンロードできる項目は102項目ありますが、必要な項目のみを選択してダウンロードすることができます。
ダウンロードデータを活用することによって、購入後の把握や管理を実現することができます。
誰が、いつ、何を、いくらで購入したのかチェックすることができ、各部署・各拠点に注文作業を任せることが可能になります。
したがって、総務が取りまとめて発注している企業では、総務業務の分散化にもつながります。また、全社の購入実績データ作成にかかる時間を最小化でき、プロセスコストを削減できます。
さらに、購入額の推移を分析することで、コスト削減のアイデアにも活用することができます。ダウンロードデータをもとに、当期の購入実績を支店ごとに集計し、来期予算策定の参考データとして活用している企業もあります。
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解決③請求処理を効率化したい課題を解決
請求が締まってから勘定科目の割り振りを手作業で行っており、時間がかかるという課題が多くあります。
科目や消費税ごと、また支店ごとに集計し直すことで時間や手間がかかりミスが起こる可能性が高くなります。
また、他のシステムで発番したプロジェクトナンバーとの連携ができないという課題もよく聞きます。
「任意コード」機能を使って不可情報をひもづけ
このような課題を解決するためにソロエルアリーナでは「任意コード」という機能があります。「任意コード」は発注時に商品ごとに付加情報をひもづけることができる機能です。
付加情報は最大10種類登録することができ、あらかじめ設定したコード選択タイプと自由入力できるテキストタイプの2種類から指定することができます。付加情報は勘定科目や荷物受取担当者、発注・使用部署名、プロジェクトコードなどです。
たとえば、同じ水を購入する場合でも社員用は「福利厚生費」、採用活動には「採用教育費」のように使い分けることも可能です。仕訳科目とプロジェクトコードなど2つ以上の情報を入力することも可能です。
注文時に入力した任意コードの情報は購買実績データに反映され、ダウンロードすることができます。
経理処理作業を効率化
活用のしかたによって、ダウンロードした実績データに反映されたコードを、自社の会計システムへアップロードすれば経費処理作業が効率化されます。また、各部署の注文をとりまとめて注文するとき、どの部署の購入分なのかメモに残すことができ、納品時の商品分配作業の手間が軽減されます。
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ソロエルアリーナ機能組み合わせ例
ソロエルアリーナは、複数の機能を組み合わせることもできます。
「企業推奨品」と「任意コード」を組み合わせると、企業推奨品の中から商品をカゴに入れた場合、自動的に商品の勘定科目が反映されます。そのため、コード選択の手間が省けます。
また、「企業推奨品」と「承認ワークフロー」を組み合わせると、推奨品は承認なしで購入ができ、推奨品以外の商品をカゴに入れたときのみ承認が必要となります。そのため、承認者の作業を最小限に抑えることができます。
清和ビジネスでは、購買に関することを含め皆さまの「はたらく」の課題に対してご提案させていただいております。
ソロエルアリーナの導入メリットについては、下記ページでも説明しておりますので、是非ご一読ください。
また、資料は以下よりご請求可能です。
