拠点や部署が多い企業の「総務」「経理」ご担当者様のお悩みに『購買先の一本化』がおすすめな理由まとめました

働き方

投稿：2022.02.01

更新：2024.11.01

拠点や部署が多い企業では、備品購買時の作業や取引管理が煩雑になります。いつどこで誰が何を購入したか「見える化」したくても、リソースが足りず請求業務に追われてしまうこともあるでしょう。購買先が複数に分かれていて、全体像を把握することが難しいケースも考えられます。本記事では、備品購買にありがちな課題について見ていくとともに、清和ビジネスの購買支援サービスのメリットおよび導入事例についてご紹介します。

企業の備品購買における課題とは？

業務の内容や形態にもよりますが、備品購買にはさまざまな課題がつきものです。ここでは、企業の備品購買に関する典型的な課題を3つご紹介します。

備品購買の管理・統制が難しく、事務処理が煩雑

多くの法人を運営している法人グループ、部署が多い事業者、事業規模が大きく各地に拠点（店舗など）を持っている企業。こういったところでは、備品購買の管理・統制が困難になります。

例えば、「備品購買の際には役職者の承認が必要」という社内ルールが設けられているとします。しかし、急を要する場合に特例処理が行われるなど、ルールが厳格に守られない場面が出てきます。また、会社の業務形態によっては、社員各々に備品購買の経費がつくこともあるでしょう。それぞれの社員が備品を購入すると、購買数は膨大になり、誰がどこで何を購入したか管理するのは難しくなります。

そのほか購買管理ができないために、備品の在庫切れが起きてしまい、業務が滞ってしまうケースもあるでしょう。「備品の注文サイクルが早すぎる部署がある」といった異変に気づく機会を失うリスクもあります。購買を管理する部署の経費処理・請求書処理業務が煩雑になる問題も見過ごせません。

購入する備品の種類・数が多く、発注に手間がかかる

事業内容によっては、購買する備品の種類や数が多岐にわたる企業も多いでしょう。たくさんの商品の中から必要な備品を探し出したり、買い忘れがないかチェックしたりするのは、大きな手間がかかってしまいます。

業者側で発注・納品のタイミングや方法が定められており不便

備品の発注先業者によっては、発注・納品のタイミングや方法が定められている場合があります。業者によっては週に1回、決まった曜日にしか発注できないケースもあるでしょう。

発注日が固定されていると、長期休暇などで営業日がイレギュラーになった場合、発注予測が困難になります。在庫のストックを保管しきれなくなることもあるでしょう。また、発注方法がファクスのみと指定されている場合、デジタルデータとして履歴を残せないため、不便を感じることもあります。

購買支援サービス「ソロエルアリーナ」で課題解決

これらの課題を解決するのが、清和ビジネスの「ソロエルアリーナ」導入及び運営支援サービスです。

ソロエルアリーナは、通常のアスクルサービスに「ボリュームディスカウント」と「購買管理機能」を付加した一括購買システムです。インターネット上で利用でき、管理や運用にかかるコストは0円。購買量に応じて割引が適用される「ボリューム・ディスカウント（最大10%割引）」も備えられています。

ポイントは、企業様の課題に合わせて「ソロエルアリーナ」の機能を活用し、運用することが課題解決への一歩であること。清和ビジネスは「アスクル正規取扱販売店」として、企業様の課題のヒアリングを重視し、お客様の状況に合わせて導入から導入後までをサポート。導入後も不明点があれば迅速に解決できる、万全のアフターフォロー体制を用意しており、安心してお使いいただけます。

導入によって期待できるメリットは、大きく分けて4つです。

購買に関する管理・統制が可能になる

清和ビジネスの購買サービスを導入すれば、把握しにくい購買プロセスを全て「見える化」できます。誰がどこで何をいつ買ったのか一目瞭然になるため、無駄遣いの実態も把握可能です。購買の際に必ず承認が必要になるよう設定もできます。これらの機能によって、購買業務の内部統制を強化できるでしょう。

コスト削減

例えば、部署ごとに購入していた備品を、清和ビジネスの購買サービスで一括購入することで、購買量に応じたボリューム・ディスカウントが適用されます。また、導入後には低価格・高品質な商品への切替えも推奨しております。

業務負担の軽減

清和ビジネスが購買支援を行い「ソロエルアリーナ」の握手機能を活用することで、購買プロセスをインターネット上で一本化。注文・支払い・勘定科目の管理など、購買業務にかかる手間や時間が大幅に短縮されます。

アスクル以外の商品も購入できる

「ソロエルアリーナ」では、アスクルの事務・文具用品に加え、工場や研究所などで使われる安全用品や理化学用品など、さまざまな商品を購入できます。今まで複数の業者から購入していた商品も、一つの注文にまとめられる可能性があります。

購買先を一本化し、業務の効率化を！

企業の購買にまつわる課題は多様です。特に、購買先が複数に分かれている場合に課題が発生しやすくなります。商品発注の管理が難しくなり、仕入れ作業が煩雑化。経費処理にも手間がかかります。結果、予期せぬ在庫切れや無駄遣いなど、他の問題にも派生してしまうでしょう。購買先を一つに絞るだけで、大幅に業務を軽減できます。

清和ビジネスではアスクルで取扱いのある事務小物・オフィス用品・文房具だけでなく、多種多様な商品を取り扱っています。また、「お客様指定サプライヤ」機能を使えば、アスクル以外の取引先が販売する商品の注文や実績管理もできます。社員にIDを付与し、購買時の承認・申請フローを設定すれば、備品購買を「見える化」することも可能です。清和ビジネスの購買支援サービスは、利用事業者に合わせて柔軟に対応できるのが強みの一つです。備品購買で課題を感じている担当者の方は、ぜひ導入をご検討ください。